Bài 4 · Một con số chỉ dùng được khi bạn biết nó đo cái gì và đo trên ai

Một số đo có hai phần: cái tên của nó, và cách đếm ra nó. Cái tên thì ai cũng thuộc. Cách đếm thì thường không ai viết ra, và đó chính là chỗ hai phòng trong cùng một công ty cho ra hai con số khác nhau dưới cùng một cái tên.

Một bối cảnh dựng ra cho dễ hình dung: một nhà máy theo dõi số đơn hàng giao chậm. Phòng kinh doanh đếm đơn chậm so với ngày đã hứa với khách. Phòng kế hoạch đếm đơn chậm so với ngày xưởng nhận được trong lệnh sản xuất. Hai ngày ấy không trùng nhau, vì khoảng đệm giữa chúng là phần phòng kinh doanh giữ lại cho an toàn. Cả hai phòng đều đếm đúng theo cách của mình, hai con số vẫn khác nhau, và trong buổi họp thì người ta tranh nhau xem con số nào đúng thay vì hỏi hai con số ấy đang đếm cái gì.

Còn vài chỗ nữa cũng đẻ ra hai cách đếm cho một cái tên. Đơn giao thiếu một phần thì tính là chậm hay tính là đã giao. Đơn mà khách tự xin dời ngày thì có tính vào không. Đơn bị huỷ giữa chừng thì nằm ở mẫu số hay bị loại ra. Mỗi câu hỏi ấy đều có hai cách trả lời đều hợp lý, nên mỗi câu là một ngã rẽ.

Vì vậy định nghĩa phải được viết thành chữ, và viết ở chỗ người dùng con số đọc được, chứ không nằm trong trí nhớ của người lập bảng. Một định nghĩa đủ dùng nói được bốn điều: đếm cái gì, lấy mốc nào để so, trường hợp nào được tính vào, trường hợp nào bị loại ra.

Đi kèm là một luật quan trọng không kém: đã chốt một cách đếm thì giữ nguyên cách ấy qua các kỳ. Nới định nghĩa ra một chút để con số kỳ này đẹp hơn là tự làm hỏng cả chuỗi số của mình, vì từ đó về sau không kỳ nào so được với kỳ nào. Chốt theo hướng nào cũng được, miễn chốt rồi thì giữ; và khi buộc phải đổi thì ghi rõ ngày đổi ngay cạnh chuỗi số.

Con số đi một mình thì không đọc được. Nó cần đơn vị, và nếu nó là một tỉ lệ thì nó cần cả thứ mà nó được chia cho.

Tỉ lệ phần trăm là chỗ hay rơi mất mẫu số nhất. Câu «hàng lỗi hai phần trăm» chưa nói được gì cho tới khi biết hai phần trăm của cái gì: của số chiếc đã làm ra, của số lô, hay của số chiếc đã được mang đi kiểm. Ba cách tính ấy cho ba con số khác nhau trên cùng một lô hàng. Câu «tăng ba mươi phần trăm» cũng vậy: tăng so với kỳ trước, so với kế hoạch, hay so với cùng kỳ năm ngoái.

Có một trường hợp tỉ lệ gây hiểu nhầm nhiều hơn cả, là khi số lượng đem ra tính rất ít. Một mẫu hỏng trên ba mẫu thử thành ba mươi ba phần trăm, và con số ấy trông như một kết quả chắc chắn trong khi nó chỉ dựa trên ba lần thử. Cách viết an toàn ở đây là viết bằng số đếm: một trên ba. Người đọc nhìn thấy cả tử số lẫn mẫu số, và tự biết nên tin tới đâu.

Quy đổi là chỗ thứ hai. Dữ liệu quanh một sản phẩm đi qua nhiều đơn vị: chiếc, thùng, lô, mét, ki lô gam, giờ máy. Mỗi lần một con số được quy từ đơn vị này sang đơn vị khác là một lần nó có thể lệch, và phiền hơn là sau khi quy đổi thì phần thông tin cũ không lấy lại được. Số thùng quy ra số chiếc bằng một hệ số bình quân thì những thùng đóng thiếu đã biến mất khỏi con số.

Nguyên tắc rút ra: giữ con số ở đơn vị gốc càng lâu càng tốt, quy đổi ở bước cuối, và khi đã quy đổi thì ghi hệ số đã dùng ngay cạnh kết quả. Một bảng có ghi hệ số quy đổi thì người đọc sau còn tính ngược lại được; không ghi thì bảng ấy chỉ còn người lập ra nó mới dùng được.

Một con số bao giờ cũng được tính trên một tập nào đó: một nhóm người, một lô hàng, một tập đơn, một tập mẫu thử. Tập ấy phải được nói ra cùng với con số, vì đổi tập thì con số đổi theo.

Câu hỏi thứ nhất là tính trên ai. Một tỉ lệ hài lòng được tính trên những người chịu ngồi trả lời phiếu, chứ không phải trên mọi khách. Một tỉ lệ hàng hỏng được tính trên những chiếc đã được mang đi kiểm, chứ không phải trên mọi chiếc đã làm ra. Cả hai nhóm ấy đều hợp lệ. Chúng chỉ không phải nhóm mà người đọc báo cáo đang hình dung trong đầu, và không ai nói cho người đọc biết điều đó.

Câu hỏi thứ hai là tính trên bao nhiêu. Một tỉ lệ che mất quy mô, nên một con số rất đẹp tính trên một nhúm trường hợp trông ngang hàng với một con số tính trên cả nghìn trường hợp. Cách chữa thì đơn giản: luôn đặt số lượng ngay cạnh tỉ lệ, trong cùng một ô.

Câu hỏi thứ ba là tính trên cái gì, và đây là chỗ hay bị bỏ qua nhất trong việc kỹ thuật. Một con số lấy ra từ một mô hình chạy trên máy tính là con số đo trên mô hình ấy, không phải trên sản phẩm thật. Nó có giá trị, nhưng nó đang trả lời câu hỏi mô hình cho ra gì, chứ chưa trả lời câu hỏi lô hàng thật sẽ sống ra sao. Hai câu ấy chỉ gặp nhau khi có người đem mẫu vật lý ra thử rồi đối chiếu lại.

Thêm một điều nên nhớ khi đặt hai con số cạnh nhau: phép đo nào cũng có sai số của nó. Hai con số chênh nhau ít hơn sai số của chính phép đo thì chưa phân định được bên nào hơn bên nào. Đưa hai con số ấy ra mà không nói gì thêm là để người nghe tưởng đã có câu trả lời, trong khi thứ đang có mới chỉ là hai phép đo chưa tách được nhau.

Phần cuối cùng của một con số là khoảng thời gian nó thuộc về. Con số không có khoảng thời gian thì không đọc được, vì không biết nó nói về một tuần, một quý, hay cả chục năm cộng lại.

Khoảng thời gian còn quyết định chuyện so sánh. Hai kỳ chỉ so được khi chúng cùng độ dài. Tháng Hai ngắn hơn tháng Ba, và một tháng có kỳ nghỉ dài thì số ngày làm việc ít hơn hẳn một tháng không nghỉ, nên hai con số tổng của hai tháng ấy vốn đã không nằm trên cùng một thang.

Rồi tới mùa vụ. Nhiều mặt hàng có nhịp lên xuống đều đặn trong năm: đồ dùng học sinh trước mùa tựu trường, quạt và thiết bị làm mát vào mùa nóng, bánh kẹo và đồ biếu quanh dịp Tết. Với những mặt hàng ấy, so quý này với quý liền trước thì phần lớn chênh lệch đọc được chỉ là mùa, chứ không phải việc mình vừa làm. Cách so hợp lý hơn là so với cùng kỳ năm trước, hoặc nhìn một chuỗi nhiều kỳ liên tiếp thay vì chỉ nhìn hai điểm.

Có một chỗ nữa ít người để ý: con số của kỳ gần nhất thường chưa chín. Đơn trả hàng còn về muộn, hoá đơn chưa vào hết, ca bảo hành của tháng này còn đang mở. Vì vậy kỳ gần nhất hay trông khá hơn thực tế, rồi vài tuần sau nó tự xấu đi khi số liệu về đủ. Ai đọc báo cáo định kỳ cũng nên biết chuỗi số của mình cần bao lâu mới ổn định, và tránh ra quyết định dựa vào riêng điểm cuối cùng.

Cuối cùng, khi so hai kỳ thì nhớ lại mục một: cả định nghĩa lẫn cách đếm phải giữ nguyên giữa hai kỳ ấy. Đổi cách đếm giữa chừng rồi vẫn vẽ hai cột cạnh nhau là đem hai thứ khác nhau ra so với nhau dưới một cái tên chung.