m.school › Nghề phát triển sản phẩm gồm những việc gì › bài 1
Đây là bài đầu của lớp, nên nó chỉ làm một việc: đặt đúng tên cho một phần việc mà nhiều công ty vẫn làm hằng ngày nhưng không gọi thành tên. Bài này không dạy cách làm từng chặng, phần đó ở lớp Các bước phát triển một sản phẩm mới, mã SP-03. Bài này cũng không dạy thiết kế hay công nghệ chế tạo. Việc của bài là làm cho bạn phân biệt được ba nghề thường bị gộp làm một, và nhìn ra phần việc đang thiếu chủ trong chính chỗ bạn làm.
Trong một công ty làm ra sản phẩm có ba câu hỏi rất khác nhau, và người ta hay gộp cả ba thành một.
Câu thứ nhất: công ty nên làm ra thứ gì, cho ai dùng, và dựa vào bằng chứng nào mà tin thứ đó đáng làm. Câu thứ hai: thứ đó trông thế nào, dùng thế nào, cấu tạo ra sao để nó chạy được. Câu thứ ba: làm ra hàng nghìn cái giống nhau với giá bao nhiêu, và giữ cho cái thứ một nghìn vẫn giống cái thứ nhất.
Câu thứ hai là việc của nghề thiết kế. Câu thứ ba là việc của nghề sản xuất. Câu thứ nhất là việc của nghề phát triển sản phẩm (product development), và đó là lý do nghề này tồn tại.
Nói đủ một câu để bạn giữ lại: phát triển sản phẩm là phần việc quyết định công ty sẽ làm ra thứ gì, cho ai, dựa trên bằng chứng nào, rồi dẫn thứ đó đi qua các chặng từ một ý nghĩ cho tới lúc có hàng bán được, và ở mỗi chặng trả lời câu nên đi tiếp hay nên dừng.
Trong câu định nghĩa đó có một phần dễ đọc trượt, mà lại là phần nặng nhất: quyền nói dừng. Người thiết kế có thể nói phương án này khó quá, hãy đổi phương án. Người sản xuất có thể nói chi tiết này xưởng không làm được với giá đó. Cả hai đều không có vai để nói câu sản phẩm này không nên làm nữa, và câu đó thuộc về nghề phát triển sản phẩm.
Thước đo của ba nghề cũng khác nhau. Người thiết kế làm tốt khi phương án giải được bài toán đã nêu, trong khuôn các ràng buộc đã nêu. Người sản xuất làm tốt khi hàng ra đúng chuẩn, đúng hạn, đúng giá vốn đã tính. Người phát triển sản phẩm làm tốt khi điều đã hứa với công ty lúc xin tiền thật sự xảy ra sau khi hàng ra thị trường: đúng nhóm người ấy mua.
Cần nói thẳng một điều để tránh cách hiểu sai phổ biến: nghề này không đứng trên hai nghề kia và không làm thay hai nghề kia. Việc của nó là giữ cho câu hỏi thứ nhất luôn có người trả lời, bằng bằng chứng chứ không bằng cảm tính của người ngồi cao nhất trong phòng họp.
Ba nghề này chạm nhau ở ba chỗ xác định, và mỗi chỗ chạm là một chỗ dễ lẫn.
Chỗ chạm thứ nhất là bản yêu cầu sản phẩm (product requirements). Đây là tờ giấy nói sản phẩm phải làm được gì, cho ai, đo bằng con số nào thì coi là đạt. Nghề phát triển sản phẩm viết tờ này, nghề thiết kế nhận tờ này và tìm cách giải. Chỗ lẫn là người thiết kế thường phải tự viết luôn tờ yêu cầu, vì không ai đưa cho họ. Khi đó họ chấm bài của chính mình: yêu cầu nào khó giải thì sửa cho dễ, mà không ai thấy có gì sai.
Chỗ chạm thứ hai là lúc phương án thiết kế gặp ràng buộc của xưởng. Việc thiết kế sao cho xưởng làm được, trong tài liệu quốc tế gọi là thiết kế hướng tới sản xuất được (design for manufacturing). Chỗ lẫn nằm trong một câu rất hay gặp: xưởng không làm được. Câu đó thường có nghĩa khác, là làm được nhưng phải mua thêm máy, hoặc giá vốn tăng, hoặc tỷ lệ hàng hỏng cao. Ba cách hiểu dẫn tới ba quyết định khác nhau, và chỉ người có vai phát triển sản phẩm được phép đổi lại yêu cầu.
Chỗ chạm thứ ba là chặng quyết đi tiếp hay dừng. Cả ba nghề cùng ngồi, mỗi nghề mang một loại bằng chứng: bản thử chạy được tới đâu, xưởng làm được với giá nào, người dùng thật phản ứng thế nào. Chỗ lẫn là người ta hay coi đây là chặng báo cáo tiến độ. Nó là chặng quyết có nên bỏ thêm tiền hay không.
Ba nghề này lẫn nhau nhiều nhất ở công ty vừa và nhỏ, nơi cả ba thường là cùng một người.
Có một câu hỏi tách chúng ra khá sạch: với mỗi việc đang bàn, hãy hỏi nếu việc này làm sai thì sai ở đâu mới lộ ra. Sai ở bản yêu cầu thì phải tới lúc hàng bán mới lộ. Sai ở thiết kế thì lộ khi thử. Sai ở sản xuất thì lộ ngay trong lô đầu. Ba độ trễ đó chính là ba nghề khác nhau, và cũng cho thấy sai ở câu hỏi thứ nhất là loại sai đắt nhất.
Mục này là nhận định của chúng tôi sau nhiều năm làm việc với các công ty sản xuất ở Việt Nam, không phải kết luận đã được cả ngành công nhận. Bạn hãy đối chiếu với chỗ bạn làm trước khi tin.
Nhận định đó là: ở phần lớn công ty sản xuất vừa và nhỏ tại Việt Nam, phần việc trả lời câu hỏi thứ nhất vẫn được làm, nhưng bị chia nhỏ cho bốn năm người, và không ai có tên trên phần việc ấy. Có bốn lý do, và không lý do nào là lỗi của ai.
Lý do thứ nhất là lịch sử của ngành. Rất nhiều công ty lớn lên bằng việc làm theo đơn hàng của khách nước ngoài. Khách đưa bản vẽ, đưa vật liệu phải dùng, đưa cả ngưỡng đạt. Câu hỏi làm cái gì cho ai đã có người trả lời, và người đó ở nước khác. Trong mô hình ấy, không có vai này là đúng.
Lý do thứ hai là khi công ty đổi hướng thì câu hỏi đó bỗng không còn chủ. Câu hỏi thứ nhất quay về trong nhà, nhưng sơ đồ tổ chức vẫn là sơ đồ cũ. Thế là nó tự chia ra: người bán hàng mang về mong muốn của thị trường, phòng kỹ thuật vẽ theo mong muốn đó, thu mua chọn vật liệu theo giá, chủ công ty quyết câu cuối. Mỗi người làm đúng phần của mình, nhưng bốn mảnh ghép lại không thành một câu trả lời có bằng chứng.
Lý do thứ ba là chức danh không có sẵn. Tên gần nhất trong sơ đồ tổ chức thường là trưởng phòng kỹ thuật. Nhưng họ được chấm bằng bản vẽ ra đúng hạn và hàng chạy được, không bằng chuyện hàng có bán được cho đúng nhóm người đã nhắm hay không. Khi thước đo không chạm tới một phần việc, phần việc đó dần rơi ra ngoài.
Lý do thứ tư là vai có trên giấy mà không có thời gian. Người được phân sang làm sản phẩm mới liên tục bị rút về chữa cháy cho đơn hàng đang chạy, vì khách của đơn hàng đang chờ còn sản phẩm mới thì chưa ai chờ.
Có một phép thử nhanh. Hãy hỏi: ai quyết sản phẩm này làm cho ai. Nếu câu trả lời là tên một người thì vai này có chủ. Nếu câu trả lời là tên một cuộc họp, hoặc là câu đó thì cả nhà cùng bàn, thì phần việc này đang không có ai đứng tên.
Bạn sẽ phải giải thích nghề này nhiều lần, và nhiều khi cho chính người lãnh đạo công ty mình. Dưới đây là một cách nói đã dùng được, kèm một phép thử xem cách nói của bạn có đạt hay không.
Cách nói một câu, dùng khi người nghe không có nền kỹ thuật: nghề này lo đúng một việc, là trả lời cho được câu công ty nên làm ra thứ gì tiếp theo, cho ai, và vì sao tin rằng người đó sẽ mua.
Nếu người nghe còn muốn biết thêm, hãy nối thêm ba việc cụ thể, theo đúng thứ tự này. Một, đi tìm hiểu xem người ta đang vướng chuyện gì mà chịu trả tiền để gỡ. Hai, viết chuyện đó thành một bản yêu cầu có con số, để người thiết kế và xưởng có thứ chắc chắn mà làm. Ba, ở mỗi chặng mang bằng chứng mới nhất ra và nói thẳng rằng nên đi tiếp, nên sửa lại, hay nên dừng.
Khi người nghe là người làm kỹ thuật, có một cách nói ngắn hơn và họ hiểu ngay: nghề thiết kế lo phần làm thế nào, nghề phát triển sản phẩm lo phần làm cái gì và có nên làm hay không.
Còn đây là phép thử cách nói của bạn. Nói xong, hãy nghe câu hỏi tiếp của người đối diện. Nếu họ hỏi thế thì ai quyết, hoặc hỏi lấy bằng chứng ở đâu ra, thì cách nói của bạn đã đạt, vì họ đã nắm đúng phần cốt lõi. Nếu họ gật đầu rồi nói à tức là bên thiết kế, thì cách nói chưa đạt, và thường vì bạn đã nói nhiều về sản phẩm mà nói quá ít về việc quyết định.
Hai điều nên tránh. Đừng mô tả nghề này bằng danh sách công cụ và biểu mẫu, vì người nghe sẽ hiểu đây là một thứ giấy tờ. Và đừng nói nghề này chịu trách nhiệm cho cả sản phẩm, vì nói thế thì nó lẫn ngay với nghề quản lý dự án, chỗ lẫn mà phần sau sẽ bàn tiếp.
| Phát triển sản phẩm | Thiết kế | Sản xuất | |
|---|---|---|---|
| Câu hỏi phải trả lời | nên làm thứ gì, cho ai, có nên làm tiếp không | thứ đó trông thế nào, dùng thế nào, cấu tạo thế nào | làm ra nhiều cái giống nhau, với giá nào, ổn định tới đâu |
| Thứ phải ra được | bản yêu cầu có con số, và quyết định đi tiếp hay dừng ở mỗi chặng | phương án giải được bài toán trong khuôn ràng buộc đã nêu | quy trình chạy được, hàng đạt chuẩn, giá vốn trong mức đã tính |
| Sai thì lộ ra lúc nào | muộn nhất, thường tới lúc hàng bán mới lộ | lộ khi thử bản mẫu | lộ ngay trong lô đầu |
| Sai thì ai chịu | cả công ty, vì tiền và thời gian bỏ ra không lấy lại được | đội thiết kế, và dự án chậm thêm một vòng | lô hàng đó, và chi phí hàng hỏng |
| Chấm bằng gì | điều đã hứa lúc xin tiền có xảy ra sau khi bán hay không | phương án có đạt các ngưỡng trong bản yêu cầu hay không | đúng chuẩn, đúng hạn, đúng giá vốn |
Bảng này là thứ bạn nên chụp lại. Phần sau của bài nói về ba chỗ người ta hay làm sai khi phân biệt ba nghề trên.
Tưởng nghề này là thiết kế công nghiệp. Thiết kế công nghiệp (industrial design) là nghề lo hình dáng, màu sắc, chất cảm bề mặt và cách người ta cầm nắm một sản phẩm. Đó là một nghề riêng, có đào tạo riêng, và nó nằm bên trong nghề thiết kế. Người ta nhầm vì khi công ty muốn có sản phẩm mới, thứ nhìn thấy đầu tiên là bản vẽ hình dáng, nên ai làm ra bản vẽ ấy được coi là người đang phát triển sản phẩm. Hậu quả rơi vào chính người làm thiết kế công nghiệp: họ bị hỏi những câu họ không có dữ liệu để trả lời, kiểu sản phẩm này bán được bao nhiêu cái một tháng. Cách tránh là tách rõ hai câu hỏi ngay từ lúc giao việc: ai quyết sản phẩm này làm cho ai, và ai lo hình dáng cùng cách dùng của nó.
Tưởng nghề này là quản lý dự án. Quản lý dự án lo cho việc đúng hạn, đủ người, trong ngân sách. Phát triển sản phẩm lo cho việc này có đáng làm hay không. Chỗ khác nhau rất sắc: người quản lý dự án làm tốt khi dự án về đích đúng kế hoạch, kể cả khi sản phẩm ra rồi không ai mua. Người ta nhầm vì cả hai vai đều ngồi họp với mọi phòng, đều hỏi tiến độ, đều viết báo cáo. Hậu quả rơi vào công ty: gộp hai vai vào một người thì vai đúng hạn gần như luôn thắng vai đáng làm, vì chậm hạn thì thấy ngay trong tuần còn làm sai thứ thì vài tháng mới thấy. Cách tránh là viết hai thước đo riêng, và nếu buộc phải để một người gánh cả hai thì chặng quyết đi tiếp hay dừng phải có thêm một người khác cùng ký.
Tưởng chỉ công ty lớn mới cần phần việc này. Nhiều người nghĩ công ty nhỏ thì cứ làm rồi sửa, còn vai kia là thứ xa xỉ của công ty mấy nghìn người. Về mức thiệt hại thì ngược lại: công ty lớn làm sai một sản phẩm còn có những sản phẩm khác đỡ, công ty nhỏ làm sai một sản phẩm có thể mất trọn một năm vốn và một bộ khuôn. Người ta nhầm vì tưởng phần việc này đi kèm một phòng ban và một bộ giấy tờ. Nó không đi kèm thứ gì bắt buộc: ở công ty mười người, nó có thể chỉ là một người có tên, và một trang giấy trả lời ba câu hỏi. Hậu quả nếu bỏ qua rơi vào người chủ, vì đó là người bỏ vốn. Cách tránh là ghi tên một người chịu câu hỏi thứ nhất, dù người đó vẫn đang làm ba việc khác.
Đoạn dưới đây là một bối cảnh thường gặp ở Việt Nam, không phải ca cụ thể của một công ty nào.
Ở nhiều xưởng đồ gỗ nội thất, một sản phẩm mới hay bắt đầu từ một mẫu mà người bán hàng chụp được ở hội chợ hoặc thấy trên trang bán hàng của nước ngoài. Mẫu đó được đưa về phòng kỹ thuật. Phòng kỹ thuật vẽ lại cho vừa với khổ gỗ và máy đang có, đổi vài chi tiết cho dễ làm. Xưởng tính ra giá vốn, chạy lô thử, hàng đạt yêu cầu. Cả hai phần việc đó đều làm tốt.
Nhưng không có chỗ nào trong mạch việc ấy hỏi: mẫu này ở Việt Nam thì ai mua, họ đặt nó vào chỗ nào trong nhà, nhà họ rộng bao nhiêu, và họ đang dùng thứ gì thay cho nó. Câu hỏi thứ nhất không bị trả lời sai. Nó không được hỏi.
Điều rút ra: khi phần việc phát triển sản phẩm vắng mặt, bạn không thấy một lỗi nào cả. Thiết kế đúng, sản xuất đúng, và chỗ thiếu chỉ lộ ra khi hàng nằm trong kho mà không ai gọi là lỗi của ai.
Việc cần làm. Chọn một sản phẩm mà công ty bạn đang làm hoặc vừa làm xong, không phải một dự án cả năm mà một sản phẩm cụ thể. Viết ra một trang gồm ba phần. Phần một, kẻ ba dòng theo tên ba nghề trong bảng tổng hợp, và với mỗi dòng ghi tên người đang làm phần việc đó ở công ty bạn. Ghi tên người, không ghi tên phòng. Nếu một người có tên ở hai dòng thì ghi tên đó hai lần. Phần hai, với dòng phát triển sản phẩm, ghi thêm hai thứ: người đó có quyền nói dừng hay không, và lần gần nhất có ai nói dừng là lúc nào. Phần ba, trả lời câu hỏi ai quyết sản phẩm này làm cho ai, và ghi lại nguyên văn câu trả lời bạn nghe được khi đem hỏi một người khác trong công ty.
Cách tự chấm. Dấu hiệu làm đúng: cả ba dòng đều có tên người; bạn chỉ ra được một chỗ trên một tờ giấy thật, bản yêu cầu hoặc một biên bản họp, nơi câu làm cho ai được viết ra; và câu trả lời của người thứ hai trùng ý với câu trả lời của bạn. Dấu hiệu còn sai: dòng phát triển sản phẩm để trống, hoặc bạn điền vào đó tên một cuộc họp; người có tên ở dòng đó không có quyền nói dừng, nghĩa là vai này chỉ có tên mà không có quyền; câu trả lời của người thứ hai nói về một nhóm người dùng khác hẳn câu của bạn, đó là dấu hiệu rõ nhất cho thấy câu hỏi thứ nhất chưa có chủ.
Lời giải mẫu. Một xưởng cơ khí hơn ba mươi người làm máy chế biến nhỏ. Dòng sản xuất: tên người phụ trách xưởng. Dòng thiết kế: tên hai kỹ sư vẽ máy. Dòng phát triển sản phẩm: để trống lúc đầu, sau khi hỏi lại thì điền tên người chủ xưởng, vì câu làm máy gì là do ông quyết sau khi nghe người bán hàng kể khách hỏi gì. Quyền nói dừng: có, nhưng lần gần nhất dừng một sản phẩm là ba năm trước và chỉ vì hết tiền, không vì có bằng chứng mới. Câu làm cho ai: bạn trả lời là hộ sản xuất nhỏ ở nông thôn; người kỹ sư trả lời là các nhà hàng trong thành phố. Hai câu lệch nhau, nên kết luận là phần việc này đang có chủ trên danh nghĩa nhưng chưa có một câu trả lời chung mà cả xưởng cùng biết.
Của MES LAB
Bài 2 của lớp này, nói một sản phẩm đi từ ý nghĩ tới tay người mua qua những chặng nào — đọc tiếp để thấy câu hỏi thứ nhất trong bài này được trả lời dần qua từng chặng, chứ không trả lời một lần là xong.
Lớp Người dùng, khách hàng và người mua — ba người khác nhau, mã SP-02, bàn kỹ phần mà bài này chỉ nói được một câu: chữ cho ai thật ra gồm nhiều vai, và nhầm giữa các vai đó dẫn tới sai những gì.
Bên ngoài
"Product Design and Development", Karl Ulrich và Steven Eppinger — sách giáo trình dùng rộng ở nhiều trường kỹ thuật, trình bày đường phát triển sản phẩm theo từng chặng; đọc để thấy phần việc trong bài này được đặt ở đâu trong một khung đã thành chuẩn giảng dạy.
"Winning at New Products", Robert G. Cooper — tác giả là người đưa ra cách tổ chức các chặng có cửa kiểm giữa đường; đọc để hiểu vì sao quyền nói dừng lại được coi là phần cốt lõi của nghề này.
"Inspired", Marty Cagan — viết cho người làm sản phẩm trong ngành phần mềm, nhưng phần tách vai giữa người quyết làm cái gì và người lo làm thế nào thì dùng được cho cả sản phẩm vật lý.