m.school › Từ điều khách muốn tới yêu cầu kỹ thuật đo được › bài 5
Bốn bài trước đi từ điều khách muốn tới một dòng có cách đo. Bài này không thêm khái niệm mới. Nó làm ba việc. Việc thứ nhất là gói bốn bài thành một mạch, để bạn nói lại được cả lớp mà không phải nhớ theo thứ tự bài. Việc thứ hai là đưa bạn một việc nhỏ làm được ngay trong tuần này, trên chính dự án bạn đang làm. Việc thứ ba là nói rõ lớp này dừng ở đâu, vì biết chỗ dừng cũng là một phần của việc học.
Nhìn từng bài một thì lớp này có bốn chủ đề: hai khái niệm dễ lẫn nhau, hình dạng của một yêu cầu viết đúng, chuyện đo được, rồi các kiểu viết sai. Đặt cạnh nhau thì cả bốn nằm trên một đường đi, và đường đó chỉ làm một việc: chuyển điều một người muốn sang dạng mà một người khác kiểm được.
Đầu đường là một người muốn một thứ. Họ nói bằng chữ của mình, trong hoàn cảnh của mình. Cuối đường là một người sẽ làm ra sản phẩm, rồi sau nữa là một người sẽ nói sản phẩm này đạt hay không đạt. Ba người đó thường không gặp nhau, và phần lớn thời gian họ chỉ gặp nhau trên một tờ giấy. Tờ giấy đó là bản yêu cầu.
Đặt bốn bài lên đường đi ấy thì mỗi bài giữ một chặng. Bài một giữ chặng đầu, chỗ lời của người muốn được chuyển thành câu viết cho người làm. Hai thứ đó khác nhau về người đọc, nên lẫn chúng là mất thông tin ngay bước thứ nhất. Bài hai giữ hình dạng của câu viết ra: mỗi câu nói một việc, nói việc cần đạt chứ không nói cách làm, và không khoá tay người thiết kế. Bài ba giữ thứ làm cho câu đó còn dùng được sáu tháng sau: một cách đo, một người đo, một mức để so, và điều kiện lúc đo. Bài bốn đi ngược lại, soi các hình dạng hỏng, vì nhận ra một câu hỏng nhanh hơn là nhớ công thức câu đúng.
Gói cả lớp lại thì còn một dòng. Một yêu cầu viết xong thì phải có người kiểm được nó mà không cần hỏi lại bạn. Trong tài liệu quốc tế, tính chất này gọi là yêu cầu kiểm chứng được (verifiable requirement) — ghi lại đây để bạn tra thêm nếu muốn.
Dòng đó biến thành một câu hỏi bạn mang đi được, dùng cho bất cứ dòng nào trong bất cứ bản yêu cầu nào: ai sẽ nói dòng này đạt, và nói bằng cái gì. Trả lời được hai nửa của câu hỏi ấy thì dòng đó đứng được. Tắc cả hai nửa thì dòng đó chưa phải yêu cầu, nó vẫn còn là một điều mong muốn.
Không ai tự thấy bản yêu cầu của mình yếu. Lúc viết thì mọi dòng đều rõ, vì người viết đang giữ trong đầu cả phần không viết ra. Ba dấu hiệu dưới đây không đòi bạn tự xét mình, chúng quan sát được từ bên ngoài, và mỗi dấu hiệu có một phép thử làm trong vài phút.
Dấu hiệu thứ nhất: hỏi ai sẽ nghiệm thu một dòng thì không ai trả lời được, hoặc câu trả lời là lúc đó sẽ xem. Phép thử là lấy ba dòng bất kỳ và hỏi với mỗi dòng hai câu: ai đo, đo bằng gì. Câu trả lời khoẻ nghe như một việc có thể hẹn giờ được, chẳng hạn người của bộ phận kiểm tra chất lượng đo trên máy đã có trong xưởng. Câu trả lời yếu nghe như một lời hứa, chẳng hạn khi nào có hàng thì mình xem lại. Dòng nào chưa có người đo thì tới cuối dự án nó sẽ được nghiệm thu bằng cảm nhận của người có tiếng nói to nhất trong phòng.
Dấu hiệu thứ hai: hai người đọc cùng một dòng rồi tự viết ra phép thử, và hai phép thử khác nhau. Phép thử này mất mười phút. Cách làm: đưa cùng một dòng cho hai người trong nhóm, mỗi người viết riêng ra cách họ sẽ kiểm dòng đó, không được bàn với nhau. Hai bản giống nhau thì dòng đó đã đủ chặt. Hai bản khác nhau thì chỗ khác nhau chính là phần bạn chưa viết ra.
Dấu hiệu thứ ba: bản yêu cầu chỉ dày thêm qua mỗi lần soát, và không dòng nào ghi rõ dòng nào bắt buộc, dòng nào là mong muốn. Phép thử là so hai bản cách nhau vài tháng và đếm số dòng đã mất đi; đếm được số không là một chỉ báo xấu. Bản yêu cầu mà mọi dòng đều quan trọng như nhau thì tới lúc phải đánh đổi, không ai biết được phép bỏ dòng nào, nên việc đánh đổi xảy ra ngầm trong lúc làm, do người thi công tự quyết.
Thấy một dấu hiệu thì nên xem lại. Thấy hai trong ba thì bản yêu cầu của bạn gần như chắc chắn sẽ phải giải thích lại bằng miệng vào lúc nghiệm thu, và lúc đó bên nào cũng nhớ theo cách có lợi cho mình.
Việc này không cần ai cho phép, không cần họp, và cố ý chỉ nhắm vào một dòng. Mục đích của nó không phải sửa cả bản yêu cầu. Mục đích là để bạn đi hết một vòng trên một dòng thật của mình, vì đọc năm bài rồi không chạm vào việc thật thì tuần sau bạn sẽ quên.
Chọn dòng nào. Đừng chọn dòng khó nhất, cũng đừng chọn dòng dễ nhất. Chọn dòng mà nếu hai bên hiểu lệch nhau thì tốn nhất: thường là dòng gắn với thứ khách sẽ sờ vào.
Việc đầu tiên không phải viết lại, mà là lần ngược về phía trước. Hỏi: dòng này ra đời để phục vụ điều gì của người dùng. Viết điều đó xuống bằng một câu thường, càng gần lời người dùng càng tốt.
Sau đó mới tới phần viết lại, và viết lại gồm bốn phần ghép vào một câu. Phần thứ nhất là việc cần đạt, nói bằng kết quả chứ không bằng cách làm. Phần thứ hai là cách đo: đo bằng dụng cụ gì, theo phép thử nào, nếu có phép thử đã thành chuẩn trong ngành của bạn thì gọi tên nó ra. Phần thứ ba là mức: con số nào là đạt, và nói rõ đây là mức phải đạt hay mức mong đạt. Phần thứ tư là điều kiện lúc đo, thứ hay bị quên nhất, vì cùng một sản phẩm đo ở hai điều kiện khác nhau thì ra hai kết quả mà cả hai đều thật.
Rồi đem câu mới đó cho một người không dự cuộc họp nào của dự án. Nhờ họ đọc và nói lại họ sẽ kiểm câu này thế nào. Họ nói ra một cách kiểm khác bạn thì câu đó chưa xong, và chỗ họ hiểu lệch là chỗ bạn còn thiếu chữ.
Cuối tuần bạn sẽ có một dòng cũ và một dòng mới nằm cạnh nhau. Hãy giữ cả hai, đừng xoá dòng cũ. Người ta sẽ hỏi vì sao đổi, và dòng cũ là câu trả lời ngắn nhất. Phải nói thẳng một điều: một dòng viết lại không làm dự án của bạn chạy đúng hơn ngay. Thứ bạn được là một chỗ so sánh, và sau vài dòng như vậy bạn sẽ thấy cả bản yêu cầu của nhóm mình đang yếu ở kiểu nào.
Học xong năm bài, bạn biết phải làm gì với một bản yêu cầu: tách được nhu cầu ra khỏi yêu cầu, soi được một câu và nói được nó hỏng ở đâu, gắn được cách đo vào một câu còn mơ hồ, và nói được vì sao phải đo bằng lý do thật chứ không phải vì có quy định.
Nhưng làm được tới đâu thì tuỳ việc của bạn, và chỗ đó lớp không thay bạn được. Nó tuỳ bạn có quyền sửa bản yêu cầu hay không, công ty có ai đo được thứ bạn vừa viết hay không, và đề bài đã bị chốt cứng từ bên trên chưa.
Lớp này cũng cố ý không dạy ba thứ. Nó không dạy cách lập bảng đối chiếu giữa nhu cầu và thông số kỹ thuật, nghĩa là bạn chưa biết cách soi xem một nhu cầu đã có thông số nào phục vụ nó hay chưa. Nó không đưa bộ biểu mẫu dùng được ngay, vì một biểu mẫu chép về mà chưa hiểu nguyên lý thì chỉ thành việc điền cho đủ ô. Và nó không giải bài toán riêng của công ty bạn, vì mỗi nơi tắc ở một chỗ khác, còn lớp thì nói chung cho mọi người học.
Hai chỗ đầu thì trong trường có lớp đi tiếp.
Muốn đi từ một tập nhu cầu sang một tập thông số có thể giao cho người thiết kế thì có lớp Chuyển nhu cầu người dùng thành thông số kỹ thuật, mã KT-02. Lớp đó nói ba việc mà lớp này cố ý để lại: cách xếp các nhu cầu theo mức quan trọng, cách nối từng nhu cầu với thông số phục vụ nó, và cách đặt mức khi chưa có đủ dữ liệu. Nên học ngay sau lớp này nếu bạn đã viết lại được vài dòng và bắt đầu thấy khó biết mình có thiếu dòng nào hay không.
Muốn dùng bản yêu cầu để quyết giữa nhiều cách làm thì có lớp So sánh và chọn giữa nhiều phương án, mã KT-03. Không có mức để so thì mọi cuộc so sánh đều quay về chuyện ai nói nghe thuyết phục hơn. Lớp đó nói cách so nhiều phương án theo nhiều tiêu chí cùng lúc, và cách đứng vững khi các tiêu chí kéo về hai phía ngược nhau.
| Bài | Nó nói về chặng nào | Câu hỏi nó trả lời | Thứ bạn mang đi được |
|---|---|---|---|
| 1 | chỗ lời của người muốn thành câu viết cho người làm | nhu cầu và yêu cầu khác nhau ở chỗ nào | không chép nguyên lời khách thành một dòng yêu cầu |
| 2 | hình dạng của một câu yêu cầu | một câu viết đúng thì gồm những phần nào | tách một câu đang nói ba việc thành ba câu |
| 3 | thứ làm câu đó còn dùng được về sau | đo được nghĩa là gì, và đặt mức bằng cách nào | gắn cách đo, người đo, mức và điều kiện đo vào một câu |
| 4 | các hình dạng hỏng hay gặp | nhìn vào đâu để biết một câu đang hỏng | gọi tên được kiểu sai thay vì chỉ thấy khó chịu |
| 5 | gói cả lớp lại, rồi bắt đầu từ việc gì | làm sao biết bản yêu cầu của mình đang yếu | ba dấu hiệu quan sát được, và một dòng viết lại trong tuần |
Chụp lại bảng này. Nếu chỉ giữ được một dòng thì giữ dòng của bài ba, vì bốn bài còn lại đều quay về nó.
Sai thứ nhất: viết lại cho đo được bằng cách thêm một con số vào câu cũ, mà không lần lại nhu cầu phía sau nó. Câu cũ viết là phải nhẹ, người ta sửa thành khối lượng không quá hai kilôgam, rồi coi như xong. Dòng mới đo được thật, nhưng có thể đang đo sai thứ: nhu cầu phía sau có khi là một người bê được bằng một tay khi đang đứng trên thang, và lúc đó chỗ cầm quan trọng hơn con số khối lượng. Người ta sai vì thêm một con số là việc làm trong ba mươi giây, còn lần lại nhu cầu thì phải đi hỏi người khác. Hậu quả rơi vào người thiết kế ở chặng sau: họ nhận một con số rõ ràng nên không ai nghi ngờ gì, họ làm đạt con số đó, và sản phẩm vẫn không dùng được. Cách tránh là viết nhu cầu ra thành một câu thường trước khi đặt bút sửa, và không viết nổi câu đó thì đi hỏi, chứ đừng đoán hộ người dùng.
Sai thứ hai: đem cả bản yêu cầu ra soát một lượt thay vì làm thật kỹ một dòng. Người ta mở bản yêu cầu ba mươi dòng và sửa từ trên xuống. Hết buổi thì bản mới dài hơn bản cũ mà không dòng nào có cách đo thật. Người ta sai vì soát cả bản cho cảm giác đã lo được hết, còn chỉ sửa một dòng thì nhìn như làm chưa đủ việc. Hậu quả rơi vào chính bạn ở lần sau: bản yêu cầu mới trông đã được soát nên không ai mở ra nữa, và những chỗ yếu được giữ nguyên dưới một lớp chữ chặt hơn. Cách tránh là mỗi lần chỉ nhận một dòng, đi hết bốn phần của nó, và chấp nhận rằng hai mươi chín dòng còn lại vẫn yếu.
Sai thứ ba: sửa xong một mình rồi coi như đã chốt, không đưa qua người sẽ nghiệm thu. Dòng mới nằm trong tệp của bạn, còn người sẽ đo nó và người đại diện phía khách vẫn đang giữ bản cũ. Người ta sai vì phần viết lại là phần thú vị và làm được một mình, còn phần đi thống nhất với người khác thì chậm và dễ bị hỏi lại. Hậu quả rơi vào buổi nghiệm thu: hai bên mang ra hai bản khác nhau, và bên nào cũng đúng theo bản của mình. Cách tránh là coi một dòng chỉ xong khi người sẽ đo nó đã đọc và nói lại được cách họ đo, và ghi ngày thống nhất ngay cạnh dòng đó.
Ví dụ dưới đây là một bối cảnh thường gặp ở Việt Nam, không phải ca cụ thể của một công ty nào.
Ở nhiều xưởng gia công tại Việt Nam, yêu cầu không đến bằng chữ mà đến bằng một vật: hàng mẫu đã được hai bên duyệt, cất trong tủ, và mọi lô sau được so với nó. Cách này chạy được rất lâu, vì cái mẫu nói hộ những thứ khó viết thành câu, như màu và độ bóng.
Chỗ yếu hiện ra ở ba lúc. Khi cái mẫu cũ đi, màu phai và bề mặt xỉn, thì mốc để so cũng đổi theo. Khi phải mở thêm xưởng thứ hai hoặc đổi nhà cung cấp, cái mẫu không nhân bản được. Và khi hai bên tranh nhau một lô, mỗi bên đọc cái mẫu theo một kiểu, vì cái mẫu không tự nói nó đạt hay không đạt.
Nhìn theo bài này, hàng mẫu là nhu cầu được cố định thành một vật, chưa phải yêu cầu đo được. Viết lại cho đo được nghĩa là rút từ cái mẫu ra vài đặc tính có cách đo, có mức, có điều kiện đo, rồi vẫn giữ cái mẫu để đối chiếu mà không để nó làm chỗ phân định cuối cùng.
Việc cần làm. Lấy bản yêu cầu của một dự án đang chạy ở chỗ bạn. Chọn đúng một dòng, dòng mà nếu hai bên hiểu lệch nhau thì tốn nhất. Viết ra một trang, không quá hai trăm từ, gồm bốn phần. Phần một: chép lại nguyên văn dòng cũ, không sửa chữ nào. Phần hai: viết một câu thường nói dòng đó ra đời để phục vụ điều gì của người dùng, và ghi thêm bạn biết điều đó từ đâu. Phần ba: viết dòng mới, gồm việc cần đạt, cách đo, mức đạt kèm chữ nói rõ đây là mức phải đạt hay mức mong đạt, và điều kiện lúc đo. Phần bốn: ghi tên một người sẽ đo dòng này, và ghi ngày bạn định đưa dòng mới cho họ đọc.
Cách tự chấm. Dấu hiệu làm đúng: dòng mới của bạn trả lời được cả hai nửa của câu hỏi ai sẽ nói dòng này đạt và nói bằng cái gì; phần hai của bạn chỉ ra được một nguồn cụ thể, kiểu một câu người dùng đã nói hoặc một lần hàng bị trả lại, chứ không phải một câu cảm nhận; và dòng mới của bạn chỉ nói một việc, nên đọc xong không ai hỏi lại là ý bạn gồm mấy chuyện. Dấu hiệu còn sai: dòng mới chỉ khác dòng cũ ở chỗ có thêm một con số, nghĩa là bạn chưa lần lại nhu cầu; dòng mới có cách đo nhưng chưa có điều kiện đo, nên hai bên vẫn đo ở hai hoàn cảnh khác nhau được; hoặc phần bốn của bạn để trống, nghĩa là dòng đó chưa có ai chịu trách nhiệm đo và nó sẽ quay về cách nghiệm thu bằng cảm nhận.
Lời giải mẫu để đối chiếu. Dòng cũ: vỏ máy phải chịu được rơi khi vận chuyển. Nhu cầu phía sau: hàng đi xe tải đường dài, bốc dỡ bằng tay ở kho cuối, và biết điều này vì trong một năm có mấy lần khách nhận hàng thì góc vỏ đã nứt. Dòng mới: vỏ máy sau khi thả rơi theo phép thử rơi mà bên vận chuyển đang dùng, với chiều cao và số lần thả đã thống nhất trong hợp đồng, thì không được nứt vỏ và không được hở khe quá mức đã ghi, phép thử làm trên máy đã đóng thùng đúng cách đóng thùng sẽ dùng thật. Đây là mức phải đạt. Người đo: bộ phận kiểm tra chất lượng, đo trước lô đầu. Ngày đưa cho họ đọc: thứ năm tuần này.
Của MES LAB
Bài 3 của lớp này, nói về chuyện đo được nghĩa là gì và đặt mức bằng cách nào. Đọc lại trước khi bạn viết phần thứ ba của bài tập trên, vì đó là phần người viết hay dừng lại giữa đường.
Bài 4 của lớp này, nói về các kiểu yêu cầu viết sai thường gặp. Đọc lại ngay sau khi bạn viết xong dòng mới, và dùng nó như một lượt soi lại chính dòng vừa viết.
Bên ngoài
Product Design and Development, Karl Ulrich và Steven Eppinger — sách giáo trình về đường phát triển sản phẩm, có phần riêng nói cách đi từ nhu cầu khách hàng sang đặc tính kỹ thuật của sản phẩm.
Requirements Engineering: Fundamentals, Principles, and Techniques, Klaus Pohl — sách chuyên về nghề viết và quản lý yêu cầu, đọc nếu bạn muốn thấy cả một nghề đã được dựng lên quanh đúng việc này.
Guide for Writing Requirements, do tổ chức International Council on Systems Engineering phát hành — bản hướng dẫn cách viết từng câu yêu cầu, gồm cả danh sách các lối viết nên tránh.