m.school › Nghề phát triển sản phẩm gồm những việc gì › bài 2
Bài trước nói nghề này làm việc gì. Bài này trả lời câu hỏi đi liền ngay sau: những việc đó diễn ra theo thứ tự nào. Cách chia chặng dưới đây lấy theo mô hình được dạy rộng trong sách giáo trình phát triển sản phẩm, gọi là các pha phát triển sản phẩm (product development phases). Bài này nói mỗi chặng là gì và cuối chặng phải ra thứ gì. Còn cách thi hành từng chặng thì trường có một lớp riêng dạy, tên là Các bước phát triển một sản phẩm mới, mã SP-03.
Mỗi chặng có một câu hỏi riêng và một thứ phải ra ở cuối. Thứ phải ra đó gọi là đầu ra của chặng: một vật hoặc một tờ giấy mà người ngoài đội chỉ tay vào được. Chặng chưa có đầu ra thì chưa xong, dù thời gian dành cho nó đã hết.
Chặng một là chọn việc đáng làm. Câu hỏi: trong nhiều thứ công ty có thể làm, thứ nào đáng bỏ tiền ra làm, và làm cho ai. Đầu ra là một đề bài viết ra giấy: làm cho nhóm người nào, giải việc gì của họ, và vì sao công ty mình làm được thứ đó.
Chặng hai là dựng ra nhiều cách làm rồi chọn một. Câu hỏi: trong các cách đáp được đề bài ấy, cách nào hợp với công ty này hơn cả. Đầu ra gồm ba thứ: phương án đã chọn, bản yêu cầu viết thành con số có đơn vị kèm ngưỡng đạt, và lý do loại mỗi phương án khác.
Chặng ba là thiết kế tổng thể. Câu hỏi: sản phẩm chia thành những khối nào, khối nào tự làm, khối nào mua ngoài. Đầu ra là sơ đồ các khối, mô tả chỗ ghép, và tên người chịu trách nhiệm mỗi khối.
Chặng bốn là thiết kế chi tiết. Câu hỏi: một người khác cầm bộ hồ sơ này có làm ra được vật thật không. Đầu ra là đủ hồ sơ để làm được: bản vẽ có dung sai, vật liệu, nhà cung cấp cho chi tiết mua ngoài, và giá vốn dự tính.
Chặng năm là làm thử rồi sửa. Câu hỏi: vật thật có đạt đúng bản yêu cầu viết ở chặng hai không. Đầu ra là mẫu chạy được, kết quả thử đặt cạnh từng dòng của bản yêu cầu, và chỗ phải sửa đã sửa xong chứ không phải mới ghi ra.
Chặng sáu là chuyển sang làm loạt và đưa ra thị trường. Câu hỏi: làm một cái đạt rồi, làm một trăm cái có còn đạt không. Đầu ra là một lô đạt với tỉ lệ hỏng đã biết, hướng dẫn cho người vận hành, và cách kiểm từng cái trước khi xuất.
Sau khi hàng tới người mua, số liệu quay về và thành đầu vào cho chặng một của sản phẩm sau: họ dùng thế nào, phàn nàn gì, bao nhiêu cái bị trả lại. Mạch này đi vòng, không dừng ở chặng sáu.
Chỗ dừng lại giữa hai chặng gọi là cổng (gate). Cổng là một lần quyết: một người có quyền nhìn vào đầu ra của chặng vừa xong, rồi chọn một trong bốn lối. Bốn lối đó là cho đi tiếp, cho đi tiếp nhưng kèm một việc phải xong trước mốc nào, bắt làm lại chặng vừa rồi, và dừng hẳn dự án. Một chỗ dừng chỉ có đúng một lối cho đi tiếp thì đó không phải cổng, đó là buổi báo cáo. Quyết định ở cổng phải ghi rõ ai quyết và quyết ngày nào.
Vì sao nghề này cần tới cổng. Càng đi về sau, mỗi lần sửa càng đắt. Ở chặng một, sửa đề bài là sửa một đoạn chữ. Ở chặng bốn, sửa đề bài nghĩa là vẽ lại, đổi vật liệu, hỏi lại nhà cung cấp. Ở chặng sáu, sửa đề bài nghĩa là bỏ bộ khuôn đã mở và bỏ lô hàng đã làm. Sách giáo trình có một quy tắc kinh nghiệm: chậm phát hiện thêm một chặng thì tiền sửa tăng lên khoảng mười lần. Con số đó là ước lệ, mỗi ngành một khác, đừng dùng như một định luật. Nhưng chiều của nó đúng ở mọi ngành, và đó là lý do cổng tồn tại: cổng đặt ở chỗ dừng còn rẻ.
Cổng bảo vệ người làm chặng sau. Chặng ba để lại một sơ đồ chưa ai quyết thì người làm chặng bốn phải tự quyết thay, trong lúc không đủ thông tin và cũng không có quyền. Cổng là chỗ công ty nói thành lời rằng phần việc này đã xong tới mức người sau dựa vào được.
Một cổng chỉ hỏi một câu, và câu đó là câu hỏi của chặng vừa xong. Cổng sau chặng hai không hỏi bản vẽ đâu, vì bản vẽ là việc của chặng bốn. Nó hỏi: phương án này được chọn vì sao, và bản yêu cầu đã viết được thành số chưa. Cổng hỏi lan sang chặng khác thì đội đi chuẩn bị thứ chưa tới lượt, và dự án chậm mà không ai nhận ra.
Có một luật chạy xuyên cả bài: câu hỏi của một chặng không biến mất vì chặng đó bị nhảy. Nó vẫn được trả lời, chỉ là muộn hơn, bởi người khác, và đắt hơn.
Nhảy chặng một thì câu hỏi ai cần thứ này sẽ do người bán hàng trả lời, sau khi hàng đã nằm trong kho. Đội làm xong một sản phẩm chạy tốt, đúng thứ được yêu cầu từ đầu, rồi mới phát hiện nhóm người được nhắm tới không có nhu cầu đó, hoặc không chịu trả mức giá ấy. Lúc này không còn chỗ nào sửa cho rẻ, vì tiền đã nằm trong vật liệu và trong khuôn.
Nhảy chặng hai thì câu hỏi cách này có hợp hay không sẽ nổ ra ở chặng bốn, giữa lúc đang vẽ. Đội chỉ làm một phương án, vì nó là phương án nghĩ ra đầu tiên. Tới khi gặp một chỗ khó, có người nói lẽ ra nên làm cách khác. Cuộc tranh luận đó không có cách kết thúc, vì không ai từng viết ra vì sao cách kia bị loại.
Nhảy chặng năm thì người mua sẽ làm việc thử nghiệm thay bạn. Lỗi vẫn bị tìm ra, chỉ là tìm ra ở ngoài thị trường. Hậu quả không chỉ là tiền bảo hành, mà còn là thứ không mua lại được bằng tiền: lần sau khách nghe tên công ty thì đã có sẵn một ấn tượng.
Nhảy chặng sáu thì người thợ ở xưởng và người kiểm hàng trả lời thay. Mẫu đẹp mà lô đầu hỏng nhiều. Không ai viết hướng dẫn vận hành, nên mỗi người thợ làm một kiểu, và người kiểm hàng không biết lấy gì làm chuẩn để loại.
Nhảy chặng thường không phải một quyết định, nên nó không được ai thông báo. Có ba dấu hiệu nhận ra sớm: hỏi đầu ra của chặng trước thì không ai chỉ ra được nó nằm ở đâu; đầu ra có mặt nhưng chưa ai ngoài người viết đọc qua; cả đội đang bàn việc của chặng sau trong khi một câu hỏi của chặng trước vẫn còn treo.
Cần phân biệt một chỗ hay bị gộp với nhảy chặng. Cho hai chặng chạy gối đầu lên nhau là việc bình thường, chẳng hạn bắt đầu chặng bốn khi chặng ba chưa chốt hẳn để kịp mốc giao hàng. Khác biệt là gối đầu thì cố ý, có ghi ra phần đang chịu rủi ro, và có người theo phần đó. Còn nhảy chặng thì không ai biết mình đang thiếu gì.
Phần này là quan điểm riêng của chúng tôi, rút ra từ việc đi làm với các doanh nghiệp sản xuất trong nước, không phải con số đo trên mẫu lớn. Bạn hãy đối chiếu với chỗ mình đang làm.
Chặng hay bị bỏ nhất không phải chặng thử nghiệm, cũng không phải chặng làm loạt, mà là chặng một, chặng chọn việc đáng làm. Có ba lý do, và cả ba thuộc về bối cảnh chứ không thuộc về trình độ của ai.
Lý do thứ nhất là đề bài thường đi vào công ty từ bên ngoài đội làm sản phẩm. Một câu hỏi của khách đang mua hàng, rằng bên anh có làm loại này không. Một sản phẩm của đối thủ vừa bán chạy. Một yêu cầu của người đứng đầu sau một chuyến đi. Khi đề bài tới dưới dạng làm một cái giống cái này thì nó trông như đã được quyết rồi, và thứ trông như đã quyết thì không ai nghĩ là còn phải làm một chặng để chọn.
Lý do thứ hai là chặng một không ra vật thật. Đầu ra của nó là một trang giấy. Ở nhiều xưởng, tiến độ được đo bằng thứ cầm được: mẫu, bản vẽ, khuôn, lô thử. Một tuần không có vật gì mới thì bị hiểu là một tuần chưa làm gì. Người làm chặng một vì thế chịu một sức ép rất lạ: càng làm đúng việc của mình thì càng trông như đang chậm.
Lý do thứ ba là chặng một thường không có ai đứng tên. Chặng hai tới chặng sáu đều có một phòng rõ ràng nhận việc. Chặng một thì nằm giữa phòng kinh doanh và phòng kỹ thuật, và cả hai đều nghĩ đó là phần của bên kia.
Sau chặng một, chỗ bị rút gọn nhiều thứ hai là chặng năm. Việc thử không bị bỏ hẳn, nhưng bị hiểu thành chạy được là xong, thay vì đặt kết quả thử cạnh từng dòng của bản yêu cầu. Hai việc nghe gần giống nhau mà khác hẳn: một việc trả lời câu máy có chạy không, việc kia trả lời câu máy có đạt thứ mình đã hứa không.
Việc nhỏ nhất để bắt đầu sửa là viết đề bài ra một trang rồi đưa cho hai ba người ở các phòng khác nhau đọc riêng. Không khớp nhau thì bạn vừa tìm ra chặng một đang thiếu, mà không tốn một đồng nào.
| Chặng | Câu hỏi của chặng | Thứ phải ra ở cuối | Nhảy qua thì ai trả lời thay |
|---|---|---|---|
| 1 · Chọn việc đáng làm | thứ nào đáng làm, làm cho ai | đề bài một trang: cho ai, giải việc gì | người bán hàng, khi hàng đã vào kho |
| 2 · Dựng nhiều cách rồi chọn một | cách nào hợp công ty này hơn | phương án đã chọn · bản yêu cầu thành số có ngưỡng · lý do loại cách khác | cả đội, lúc đang vẽ ở chặng bốn |
| 3 · Thiết kế tổng thể | chia khối nào, mua hay tự làm | sơ đồ khối · chỗ ghép · người chịu trách nhiệm mỗi khối | người làm chặng bốn, tự quyết thay |
| 4 · Thiết kế chi tiết | cầm hồ sơ này có làm ra vật thật không | bản vẽ có dung sai · vật liệu · nhà cung cấp · giá vốn dự tính | người thợ, tự đoán lúc làm |
| 5 · Làm thử rồi sửa | vật thật có đạt bản yêu cầu không | mẫu chạy được · kết quả thử cạnh từng dòng yêu cầu · chỗ sai đã sửa | người mua, sau khi trả tiền |
| 6 · Làm loạt và ra thị trường | làm một trăm cái có còn đạt | lô đạt với tỉ lệ hỏng đã biết · hướng dẫn vận hành · cách kiểm trước khi xuất | người thợ và người kiểm hàng, ở lô đầu |
Chụp lại bảng này. Cột cuối là cột đáng nhớ nhất: nó nói việc bị nhảy rơi vào tay ai.
Tưởng các chặng đi một chiều và không quay lại được. Người ta nhìn danh sách sáu chặng như một hành lang: đã bước qua cửa thì cửa đóng lại sau lưng. Thế nên khi chặng bốn làm lộ ra rằng đề bài ở chặng một viết sai, không ai đề nghị quay lại chặng một. Họ chữa tại chỗ: thêm một chi tiết, đổi một thông số, hạ một yêu cầu xuống cho vừa thứ đang làm được. Người ta sai vì quay lại trông giống thừa nhận mấy tháng vừa rồi làm sai, và vì bảng tiến độ chỉ có chiều đi lên, không có ô nào để ghi một bước lùi. Hậu quả rơi vào người làm các chặng sau: họ nhận một sản phẩm mang trong mình một đề bài đã biết là sai, mà họ không có quyền mở lại đề bài đó. Cách tránh là nói trước, ngay khi dự án bắt đầu, rằng phát hiện nào thì buộc phải quay lại chặng nào, và coi lối bắt làm lại là một lối bình thường của cổng chứ không phải một tai nạn.
Làm cho đủ hồ sơ của chặng, chứ không phải để trả lời câu hỏi của chặng. Đội nhận một danh sách giấy tờ phải có, rồi điền cho đủ để qua cổng. Giấy tờ có mặt, mà câu hỏi của chặng vẫn chưa ai trả lời. Bản yêu cầu có đủ dòng nhưng dòng nào cũng là chữ chỉ tính chất. Biên bản thử có đủ chữ ký nhưng không đặt cạnh dòng yêu cầu nào. Người ta sai vì giấy tờ đếm được còn câu trả lời thì không, và vì người ngồi ở cổng thường chỉ còn đủ thời gian soi xem có thiếu tờ nào. Hậu quả rơi vào hai phía. Người làm chặng sau nhận một bộ hồ sơ trông như đã xong nên dựa vào mà không kiểm. Còn công ty thì mất dần niềm tin vào chính các cổng của mình, tới lúc cổng chỉ còn là một buổi họp phải có. Cách tránh rất ngắn: trước khi nộp, viết ra một câu trả lời cho câu hỏi của chặng, rồi chỉ ra giấy tờ nào là bằng chứng cho câu đó. Tờ nào không đỡ cho câu nào thì tờ ấy không thuộc chặng này.
Ví dụ dưới đây tra lại được: cơ quan tiêu chuẩn quốc gia của Hoa Kỳ công bố báo cáo điều tra năm 1982, hội đồng nghề của bang sau đó rút giấy phép của những người ký hồ sơ kết cấu, và vụ này nằm trong nhiều giáo trình kỹ thuật.
Năm 1981, hai lối đi trên cao trong sảnh một khách sạn ở thành phố Kansas City, Hoa Kỳ, sập xuống lúc đang đông người, làm nhiều người chết. Thiết kế ban đầu treo cả hai lối đi bằng một thanh chạy suốt. Bản vẽ thi công đổi thành hai thanh lệch nhau, nên chỗ nối ở lối đi phía trên phải gánh gấp đôi tải. Thay đổi ấy đi qua một lần duyệt có đủ chữ ký, mà không ai tính lại chỗ nối.
Nhìn theo bài này: một thay đổi ở chặng thiết kế chi tiết đi qua cổng trong khi câu hỏi của cổng, rằng chỗ nối này còn đủ sức chịu không, chưa ai trả lời. Hồ sơ có mặt, chữ ký có mặt, câu trả lời thì không.
Điều rút ra: hồ sơ đủ không phải là câu trả lời, và cổng chỉ soi xem có thiếu tờ nào thì không chặn được gì.
Việc cần làm. Chọn một sản phẩm công ty bạn đang làm, chọn thứ đang chạy dở chứ không phải thứ đã bán xong. Kẻ một cột sáu dòng, mỗi dòng một chặng. Với mỗi chặng mà bạn cho là đã qua, viết hai thứ: đầu ra của chặng đó là cái gì, và nó đang nằm ở đâu, tên tệp hay tên người đang giữ. Rồi đánh dấu chặng bạn nghĩ mình đang đứng. Việc cuối cùng, cũng là việc chính của bài tập: tìm chặng đầu tiên trong danh sách mà bạn không chỉ ra được đầu ra của nó.
Cách tự chấm. Dấu hiệu làm đúng: mỗi đầu ra bạn viết ra đều là một thứ người khác mở lên đọc được, và có tên người đang giữ; và bạn tìm ra được ít nhất một chặng thiếu đầu ra, vì gần như không dự án nào đủ cả sáu. Dấu hiệu còn sai: bạn viết đầu ra bằng một việc thay vì một thứ, kiểu đã họp bàn xong, đã thống nhất rồi, đã khảo sát thị trường. Việc đã làm không phải đầu ra; đầu ra là thứ còn lại sau khi việc đó xong. Một dấu hiệu sai nữa là cả sáu chặng đều có đầu ra đầy đủ trong khi dự án đang tắc ở đâu đó. Lúc ấy hãy mở từng đầu ra ra đọc, thường sẽ thấy có tờ được điền cho đủ.
Lời giải mẫu. Sản phẩm: một thiết bị gia dụng nhỏ đang chuẩn bị mở khuôn. Chặng một: đầu ra là một trang chữ nói làm cho ai, hiện không có, thứ gần nhất là một tin nhắn của người đứng đầu kèm ảnh một sản phẩm nước ngoài. Chặng hai: có bản yêu cầu, nhưng ba trong sáu dòng chỉ ghi gọn nhẹ và bền, chưa thành số; và không có dòng nào ghi vì sao các cách làm khác bị loại, vì chỉ có một cách được nghĩ ra. Chặng ba: có sơ đồ khối, người kỹ thuật trưởng giữ. Chặng bốn: đang vẽ. Kết luận: chặng đầu tiên thiếu đầu ra là chặng một, và nó đang nằm ở phía sau cả đoàn. Việc tiếp theo không phải vẽ nhanh hơn, mà là viết một trang đề bài rồi đưa cho người phụ trách bán hàng đọc, trước khi bộ khuôn được mở.
Của MES LAB
Bài 1 của chính lớp này, nói nghề phát triển sản phẩm làm việc gì và nó khác nghề thiết kế với nghề sản xuất ở đâu. Nên đọc lại nếu bạn thấy khó trả lời câu ai đang làm chặng một ở công ty mình.
Lớp Các bước phát triển một sản phẩm mới, mã SP-03, cấp nâng cao. Lớp đó dạy cách thi hành từng chặng, nói về các mô hình chia chặng khác nhau và chúng hợp với loại sản phẩm nào, và nói lúc nào thì nên quay lại chặng trước.
Bên ngoài
"Product Design and Development", Karl Ulrich và Steven Eppinger — sách giáo trình trình bày cách chia pha phát triển sản phẩm mà bài này dựa vào, kèm đầu ra của từng pha.
"Winning at New Products", Robert Cooper — nơi khái niệm cổng quyết định giữa các chặng được trình bày đầy đủ, gồm cả các lối ra của một cổng.
"Investigation of the Kansas City Hyatt Regency Walkways Collapse", cơ quan tiêu chuẩn quốc gia của Hoa Kỳ, năm 1982 — báo cáo điều tra toàn văn, đọc để thấy một thay đổi không được tính lại thì đi xa tới đâu.