Bài 4 · Chọn mô hình và độ dày quy trình hợp với loại sản phẩm của bạn

Bài 3 đã nêu hai câu hỏi để so các mô hình. Ở bài này, hai câu đó thành hai tiêu chí để chọn.

Tiêu chí thứ nhất là chi phí sửa về sau (cost of change): một thay đổi làm muộn tốn hơn bao nhiêu so với cùng thay đổi đó làm sớm. Có năm thứ đẩy chi phí này lên. Khuôn và đồ gá, vì khuôn làm theo một bản vẽ. Chứng nhận, vì đổi thiết kế có khi phải thử lại từ đầu. Vật liệu đã đặt với số lượng lớn. Hàng đã nằm trong kho và trên kệ. Và lời hứa với khách trong hợp đồng.

Tiêu chí thứ hai là mức biết chắc ở đầu dự án. Có hai câu cần hỏi riêng. Nhu cầu của người dùng đã rõ chưa, có bằng chứng hiện trường chưa. Và công nghệ đã từng làm chưa, hay chưa ai biết có làm được không. Một dự án có thể rõ nhu cầu mà chưa chắc công nghệ, hoặc ngược lại.

Đặt hai tiêu chí cạnh nhau thì ra bốn ô. Cách chia bốn ô dưới đây là cách nhìn của chúng tôi để dễ chọn, không phải một bảng chuẩn của ngành.

Sửa về sau đắt, đầu dự án biết chắc. Ví dụ một đời mới của sản phẩm đã làm nhiều lần, có khuôn mới. Mô hình có cổng hợp nhất, vì việc chính là chặn những khoản tiền lớn bằng những quyết định có căn cứ.

Sửa về sau đắt, đầu dự án chưa biết chắc. Ví dụ lần đầu dùng một loại động cơ hay một loại vật liệu. Nên chạy vài vòng theo kiểu xoắn ốc để gỡ rủi ro bằng mẫu thử trước, rồi mới vào khúc có cổng trước khi mở khuôn.

Sửa về sau rẻ, đầu dự án chưa biết chắc. Ví dụ một ứng dụng trên điện thoại cho một nhóm người dùng mới. Lặp ngắn, hoặc khởi nghiệp tinh gọn nếu chưa rõ có ai cần.

Sửa về sau rẻ, đầu dự án biết chắc. Ví dụ thêm một tính năng nhỏ cho phần mềm đang chạy. Quy trình càng nhẹ càng tốt.

Ở Việt Nam, hai đầu của tiêu chí thứ nhất hay đứng cạnh nhau ngay trong một công ty. Đây là bối cảnh chung, không lấy từ công ty nào. Một xưởng nhựa làm hộp đựng thực phẩm bán cho chuỗi siêu thị muốn đổi một đường gân sau khi khuôn thép đã cắt thì phải gửi khuôn đi sửa, làm mẫu mới và duyệt lại. Cũng công ty ấy làm một trang đặt hàng trên mạng cho đại lý thì đổi vị trí một nút bấm có khi chỉ cần sửa và đưa lên lại trong ngày. Hai việc ấy nằm ở hai ô khác nhau, nên không nên đi chung một quy trình.

Từ bốn ô trên, có thể ghép loại sản phẩm với mô hình như sau. Đây là chỗ khởi đầu để bàn, không phải luật cứng.

Hàng có khuôn và vốn lớn, như đồ gia dụng, đồ nhựa, đồ cơ khí: dùng khung có cổng. Cổng đặt ngay trước những điểm mà tiền bỏ ra không lấy lại được, như bài 2 đã nói: trước khi đầu tư nghiêm túc vào một phương án, trước khi mở khuôn, và trước khi đưa ra thị trường.

Hàng phải qua quy định an toàn, như thiết bị y tế, đồ chơi trẻ em, thiết bị điện: dùng mô hình chữ V, hoặc khung có cổng mà bên trong theo hình chữ V. Lý do là cơ quan quản lý và người đánh giá chứng nhận sẽ hỏi: mỗi yêu cầu đã được thử bằng phép thử nào, kết quả nằm ở đâu, và lần ngược được về yêu cầu nào. Hình chữ V buộc đội trả lời được câu đó ngay trong lúc làm.

Hàng có rủi ro công nghệ, tức là chưa biết có làm ra được không: chạy vài vòng xoắn ốc ở đầu. Mỗi vòng làm một mẫu nhỏ để trả lời đúng một câu hỏi rủi ro, rồi mới chốt phương án.

Phần mềm và dịch vụ số: lặp ngắn. Sửa về sau rẻ, và người dùng thấy được phần mới sau mỗi vòng.

Thị trường chưa rõ vấn đề: đặt kim cương đôi ở đầu, để tìm đúng vấn đề trước khi chọn bất kỳ mô hình nào cho khúc sau.

Một sản phẩm có thể chứa nhiều loại cùng lúc. Một nồi cơm điện có phần mềm điều khiển thì phần vỏ và mâm nhiệt có khuôn, đi theo cổng. Phần mềm bên trong thì chạy được vòng lặp ngắn, cho tới mốc mà nó phải được khoá lại để thử hợp quy cùng cả sản phẩm.

Chọn mô hình mới là chọn hình dạng. Còn một quyết định thứ hai: dự án này cần bao nhiêu chặng và bao nhiêu cổng. Sách của chúng tôi gọi đây là độ dày quy trình, và nêu thẳng một bệnh hay gặp: một cỡ cho tất cả, tức là bắt mọi dự án đi qua cùng một chuỗi bước.

Sách giáo trình của chúng tôi chia dự án thành ba loại. Loại phức tạp đi qua khoảng năm chặng với bốn cổng chính. Loại trung bình đi qua khoảng ba chặng với hai cổng. Loại đơn giản chỉ cần hai chặng và một cổng. Để xếp loại, sách đề nghị năm câu hỏi, trả lời theo đúng thứ tự:

1. Dự án có cần khuôn mới, hoặc sửa khuôn đáng kể không? Có thì ít nhất là loại trung bình. 2. Dự án có dùng vật liệu hoặc công thức chưa từng dùng không? Có thì ít nhất là loại trung bình. 3. Tiền khuôn cộng tiền nghiên cứu có lớn so với cỡ công ty không? Có thì là loại phức tạp. 4. Đây có phải lần đầu công ty làm loại sản phẩm này không? Có thì là loại phức tạp. 5. Thay đổi có chỉ là đồ hoạ, màu sắc hoặc bao bì, không đụng tới vật liệu và kết cấu không? Có thì là loại đơn giản, không thì là loại trung bình.

Sách có ghi ngưỡng tiền cụ thể cho câu thứ ba. Chúng tôi không đưa con số đó vào đây, vì ngưỡng ấy tuỳ ngành và tuỳ cỡ công ty.

Có một luật đi kèm: phân vân giữa hai loại thì chọn loại nặng hơn. Theo kinh nghiệm sách nêu, dùng quy trình nặng cho một dự án thật ra nhẹ chỉ tốn thêm hai ba ngày giấy tờ. Dùng quy trình nhẹ cho một dự án thật ra nặng thì có thể tốn thêm ba tới sáu tháng, vì chỗ sai lộ ra khi đã có khuôn. Đó là con số kinh nghiệm, không phải số đo chung của ngành, nhưng chiều lệch của nó thì đáng tin.

Sách cũng chia dự án theo một trục khác, thành bốn loại: đổi mới hoàn toàn, tiến hoá từ sản phẩm đang có, biến thể nhỏ, và cải tiến hấp thụ. Cải tiến hấp thụ là học từ một sản phẩm đã thành công của hãng khác, hiểu vì sao nó thành công, rồi làm phiên bản riêng có điểm khác biệt hợp với người dùng của mình. Sách nhận xét loại này rất hay gặp ở các công ty Việt Nam mà ít được đặt tên trong tài liệu quốc tế. Nó thường hợp loại trung bình, với sức dồn vào chặng tìm hiểu người dùng tại chỗ và chặng tìm và chọn phương án.

Nhiều người hỏi khung có cổng và cách làm lặp ngắn có chống nhau không. Sách giáo trình của chúng tôi trả lời là không, và chúng bổ sung cho nhau nếu ghép đúng chỗ.

Cách ghép là chia việc cho rõ. Cổng giữ những quyết định khó đảo ngược: có làm dự án này không, có mở khuôn không, có đưa ra thị trường không. Những quyết định đó cần một người có quyền nhìn vào bằng chứng. Vòng lặp ngắn chạy bên trong chặng, nhất là chặng tìm và chọn phương án và chặng làm ra mẫu chạy được. Ở đó chưa biết chắc nhiều thứ, và cần học nhanh. Sách nêu ví dụ các vòng hai tuần: mỗi vòng có mục tiêu viết ra trước, cuối vòng có một mẫu hoặc một kết quả thử để cả đội xem, rồi chỉnh kế hoạch cho vòng sau. Toàn bộ các vòng vẫn phải xong trước mốc của cổng kế tiếp.

Robert Cooper, người đặt ra mô hình có cổng, cũng đã viết về cách ghép này. Bài báo năm 2016 của ông trên tạp chí Research-Technology Management có tên «Agile–Stage-Gate Hybrids», nghĩa là các cách ghép mô hình có cổng với cách làm linh hoạt. Bài báo mô tả các hãng làm sản phẩm vật lý đưa vòng lặp ngắn vào bên trong khung có cổng. Theo ông, cách ghép này giúp ra sản phẩm nhanh hơn và phản ứng tốt hơn khi yêu cầu của khách đổi.

Đặt vào sáu chặng của lớp này, một dự án loại phức tạp có thể trông như sau. Cổng sau chặng thăm dò. Các vòng ngắn trong chặng tìm hiểu người dùng tại chỗ và chặng tìm và chọn phương án. Cổng trước khi đầu tư vào phương án đã chọn. Các vòng ngắn trong chặng làm ra mẫu chạy được. Cổng ở mốc chốt thiết kế, trước khi mở khuôn. Rồi chặng kiểm chứng và cổng trước khi đưa ra thị trường.

Sách cẩm nang của chúng tôi nhắc một điều: đừng bê nguyên quy trình của một tập đoàn lớn về một xưởng nhỏ. Quy trình của tập đoàn sinh ra cho nhiều phòng ban và nhiều tầng duyệt. Ở xưởng ba chục người, cũng các cổng ấy, mỗi cổng có thể chỉ là một buổi họp ngắn với đúng một người quyết.