Bài 1 · Một bộ phận làm sản phẩm gánh bốn nhóm việc, và đưa sản phẩm mới ra chỉ là một nhóm

Trong lớp này, bộ phận làm sản phẩm là nhóm người trong công ty có việc thường xuyên là nghĩ ra, làm ra và chăm sóc sản phẩm. Có nơi gọi nó là phòng nghiên cứu phát triển, có nơi gọi là phòng kỹ thuật, có nơi gọi là phòng thiết kế. Lớp này không gọi theo tên phòng, mà gọi theo việc. Một công ty không có phòng nào mang tên ấy vẫn có thể có một bộ phận làm sản phẩm, nằm rải ở vài phòng.

Dự án sản phẩm là một lần làm có đầu, có cuối, nhằm đưa một sản phẩm cụ thể ra thị trường hoặc sửa một sản phẩm đang có. Dự án xong thì nhóm dự án giải tán. Bộ phận thì vẫn còn, và ngày hôm sau nó lại có việc.

Vì sao phải tách hai chữ này ra? Vì phần lớn cách người ta nói về việc làm sản phẩm là nói về dự án. Dự án có tên, có ngày bắt đầu, có hạn chót, có người hỏi tiến độ. Những việc không thuộc dự án nào thì không có những thứ đó. Chúng vẫn phải làm, nhưng không ai đếm. Khi một nơi chỉ nhìn bộ phận làm sản phẩm qua danh sách dự án, nơi đó chỉ thấy một phần việc của bộ phận, và thường thấy phần dễ nhìn nhất.

Có một cách thử rất đơn giản. Hỏi một kỹ sư trong bộ phận: tuần trước bạn làm những việc gì, rồi đánh dấu việc nào thuộc một dự án có tên. Ở nhiều nơi, phần không đánh dấu được chiếm một khoảng đáng kể. Phần ấy không phải thời gian lãng phí. Nó là những nhóm việc mà mục sau sẽ gọi tên.

Nhìn qua nhiều nơi làm sản phẩm, việc của bộ phận gom được vào bốn nhóm.

Nhóm thứ nhất: chọn việc gì đáng làm. Ý tưởng sản phẩm đến từ nhiều phía: người bán hàng, khách đặt hàng, ban lãnh đạo, chính kỹ sư. Phải có người đón chúng, sàng sơ bộ, và đưa lên chỗ quyết những ý tưởng đáng bàn. Quyết làm sản phẩm nào thường thuộc ban lãnh đạo, nhưng chuẩn bị cho quyết định ấy là việc của bộ phận. Lớp này chỉ gọi tên nhóm việc này. Chọn thế nào là việc của bộ môn Chiến lược sản phẩm.

Nhóm thứ hai: đưa sản phẩm mới ra. Đây là nhóm việc ai cũng nghĩ tới đầu tiên: các dự án sản phẩm mới, đi qua các chặng mà lớp Nghề phát triển sản phẩm gồm những việc gì, mã SP-01, bài 2 đã kể.

Nhóm thứ ba: chăm sản phẩm đang bán. Một nhà cung cấp ngừng làm một linh kiện, phải tìm linh kiện thay và thử lại. Một lỗi bảo hành lặp lại, phải tìm nguyên nhân và sửa thiết kế. Phòng mua hàng cần giảm giá thành, phải xem chỗ nào đổi được mà không hỏng sản phẩm. Xưởng gặp khó khi chạy một mã hàng, phải xuống chuyền xem. Không việc nào trong số này là sản phẩm mới, nhưng sản phẩm đang bán sẽ hỏng dần nếu không ai làm chúng.

Nhóm thứ tư: giữ và nâng năng lực. Thử một vật liệu hay một công nghệ chưa dùng tới, để khi một dự án cần thì đã biết nó làm được gì. Giữ hồ sơ kỹ thuật cho người sau tìm được. Dạy người mới vào. Nhóm việc này không có hạn chót nào do người khác đòi.

Bốn nhóm có một điểm khác nhau quan trọng: ai sẽ đòi. Nhóm hai có hạn chót của dự án. Nhóm ba có xưởng và khách hàng gọi tới, thường rất gấp. Nhóm một có ban lãnh đạo hỏi, nhưng không đều. Nhóm bốn gần như không có ai đòi vào một ngày cụ thể. Vì thế, khi bộ phận thiếu người, nhóm bốn bị bỏ trước, rồi đến nhóm một. Bài 4 sẽ quay lại chỗ này.

Chữ nghiên cứu phát triển hay được dùng như một chữ. Nhưng trong tài liệu chính thức, nó gồm những loại việc khác nhau, và bạn nên biết định nghĩa trước khi dùng chữ ấy cho bộ phận của mình.

Tài liệu quốc tế được dùng nhiều nhất cho chỗ này là Sổ tay Frascati (Frascati Manual) của Tổ chức Hợp tác và Phát triển Kinh tế (OECD), bản năm 2015. Đây là sổ tay mà nhiều nước dùng để đếm hoạt động nghiên cứu phát triển cho thống kê quốc gia. Sổ tay chia nghiên cứu phát triển thành ba loại. Nghiên cứu cơ bản (basic research) là việc tìm tri thức mới về nền tảng của hiện tượng, không nhắm một ứng dụng cụ thể nào. Nghiên cứu ứng dụng (applied research) cũng tìm tri thức mới, nhưng nhắm một mục đích thực tế cụ thể. Phát triển thử nghiệm (experimental development) là việc có hệ thống, dùng tri thức từ nghiên cứu và kinh nghiệm thực tế để làm ra sản phẩm, quy trình mới, hoặc cải tiến cái đang có.

Sổ tay còn đặt năm tiêu chí. Một việc chỉ được tính là nghiên cứu phát triển khi nó mới, có sáng tạo, chưa chắc kết quả, có kế hoạch, và kết quả chuyển giao hoặc làm lại được.

Có hai chỗ trong sổ tay rất đáng đọc với người làm sản phẩm. Chỗ thứ nhất, sổ tay nói rõ phát triển thử nghiệm không phải là phát triển sản phẩm. Phát triển sản phẩm là cả quá trình, từ ý tưởng tới khi bán ra. Phát triển thử nghiệm chỉ là một chặng trong đó, chặng mà tri thức chung được thử cho một ứng dụng cụ thể. Chỗ thứ hai, sổ tay liệt kê những việc không tính là nghiên cứu phát triển, kể cả khi người của bộ phận nghiên cứu phát triển làm. Trong danh sách có thử nghiệm thường lệ, và xử lý sự cố sau bán hàng.

Điều rút ra cho bộ phận của bạn: phần lớn nhóm việc thứ ba ở mục 2 không phải nghiên cứu phát triển theo nghĩa chặt. Như vậy không có gì sai. Chỉ cần bộ phận biết rõ mình đang làm loại việc nào, và không gọi tên chung cho tất cả.

Bộ phận làm sản phẩm không làm một mình. Sách giáo trình năm 2020 của chúng tôi nêu ba chuyên môn thường xuyên tham gia một dự án sản phẩm. Tiếp thị (marketing) là cầu nối giữa người mua, thị trường và nhóm thiết kế. Thiết kế là xương sống, lo phần cốt lõi của sản phẩm. Chế tạo là phía xưởng, đưa phản hồi để thiết kế hợp với dây chuyền đang có.

Một cuốn cẩm nang năm 2020 của chúng tôi đi xa hơn một bước, ghi từng việc trong quy trình thường do ai làm. Đánh giá ý tưởng và khả năng làm được thì có chủ doanh nghiệp và người quản lý. Lấy ý kiến người mua thì có tiếp thị. Xác định thông số thì có kỹ thuật và thiết kế. Làm mẫu thì có kỹ thuật, sản xuất và mua vật tư. Thử trên thị trường thì có tiếp thị. Sản xuất thử thì có sản xuất và quản lý. Bảng ấy viết cho một ngành cụ thể, nên bạn đừng chép nguyên. Điều đáng giữ là cách nhìn: mỗi việc có một chỗ giáp ranh với ít nhất một phòng khác.

Đem cách nhìn ấy áp vào bốn nhóm việc thì thấy mỗi nhóm có đầu nối riêng. Nhóm chọn việc nối với ban lãnh đạo và phía bán hàng. Nhóm đưa sản phẩm mới ra nối với gần như mọi phòng. Nhóm chăm sản phẩm đang bán nối chặt nhất với xưởng, mua hàng và bảo hành. Nhóm giữ năng lực nối với nhân sự, vì nó gồm việc dạy người.

Chỗ giáp ranh là chỗ việc hay rơi nhất. Một việc nằm giữa hai phòng thì phòng nào cũng có lý do để nghĩ rằng phòng kia đang làm. Bài 2 sẽ nói về những người giữ các đầu nối ấy.