m.school › Một nơi làm sản phẩm tử tế thì vận hành thế nào › bài 2
Mỗi câu bấm một phương án. Đúng hay sai và lời giải thích hiện ngay. Không lưu điểm, không ai xem kết quả của bạn.
Câu 1. Câu hỏi nào giúp nhận ra một vai là vai thường trực, chứ không phải vai trong một dự án?
Việc vẫn còn phải làm khi mọi dự án đã xong thì đó là vai thường trực, như dạy kỹ sư mới hay giữ chuẩn của một nghề. Xem mục 1.
Câu 2. Trong một bộ phận làm sản phẩm, câu hỏi «với số người đang có, bộ phận nên dồn sức vào đâu» là câu của vai nào?
Người giữ hướng xếp thứ tự giữa các nhóm việc và chia người cho dự án. Người giữ chuyên môn hỏi việc có làm đúng nghề không, người dẫn sản phẩm hỏi sản phẩm có ra đủ và đúng hạn không. Xem mục 2 và mục 3.
Câu 3. Một kỹ sư cơ khí nhận hai yêu cầu: người giữ chuyên môn muốn bản vẽ theo đúng chuẩn của nhóm, người dẫn sản phẩm muốn bản vẽ kịp thứ Sáu. Theo bài, cách đoán trước bên nào thường thắng là gì?
Người chấm điểm thường là người thắng khi hai bên đòi khác nhau, dù sơ đồ tổ chức ghi gì. Hai người giao việc không phải lỗi, lỗi là không ai nói ra. Xem mục 3.
Câu 4. Ở một bộ phận sáu người, trưởng phòng giữ hướng, giữ chuyên môn cơ khí, dẫn cả hai dự án, và cũng chỉ mình trưởng phòng xuống xưởng nói chuyện. Theo bài, nên làm gì trước?
Dồn mọi vai vào một người thì mọi việc chờ người ấy, và người làm chuyên môn không lớn lên được. Cách tránh là tách ít nhất một vai ra và nói trước những quyết định nào người khác được tự làm. Xem «Chỗ người ta hay làm sai».
Câu 5. Bộ phận gửi yêu cầu tìm linh kiện thay cho phòng mua hàng, phòng mua hàng chuyển lại cho phòng kỹ thuật, và việc đi vòng hai tuần. Theo bài, cách tránh là gì?
Đầu nối không có tên thì việc gửi cho cả phòng, và không ai bên kia nghĩ đó là việc của mình. Cách tránh là với mỗi phòng bộ phận chạm vào, ghi tên một người ở mỗi bên. Xem mục 4 và «Chỗ người ta hay làm sai».
Việc cần làm. Vẽ trên một trang giấy bộ phận làm sản phẩm nơi bạn đang làm, không theo sơ đồ tổ chức mà theo việc thật. Phần một: ghi tên người đang giữ từng vai trong bảng tổng hợp. Vai nào không ai giữ thì để trống. Phần hai: chọn một người làm chuyên môn, có thể là chính bạn, và ghi những ai đã giao việc cho người đó trong hai tuần gần nhất. Phần ba: liệt kê các phòng mà bộ phận chạm vào, và ghi tên người đầu nối ở mỗi bên.
Cách tự chấm. Dấu hiệu làm đúng: có ít nhất một vai trống hoặc một tên xuất hiện từ ba lần trở lên, vì hiếm bộ phận nào xếp đủ. Phần hai có ít nhất hai người giao việc, và bạn nói được hai người ấy đã từng đòi hai thứ ngược nhau chưa. Phần ba có tên người ở cả hai bên. Dấu hiệu còn sai: mọi ô đều có một tên khác nhau, gọn như sơ đồ. Khi ấy bạn đang chép sơ đồ, chưa nhìn việc thật. Hoặc phần ba chỉ ghi tên phòng.
Lời giải mẫu. Một bộ phận sáu người ở một công ty làm thiết bị điện dân dụng. Người giữ hướng là trưởng phòng. Người giữ chuyên môn cơ khí cũng là trưởng phòng, chuyên môn điện là một kỹ sư lâu năm, chuyên môn thử nghiệm không ai giữ. Người dẫn sản phẩm cho hai dự án đang chạy vẫn là trưởng phòng. Tên trưởng phòng xuất hiện bốn lần. Người làm chuyên môn được chọn là một kỹ sư cơ khí, nhận việc từ trưởng phòng và từ giám đốc sản xuất, người hay gọi thẳng xuống khi chuyền có lỗi. Đầu nối với mua hàng có tên ở cả hai bên. Đầu nối với bảo hành chỉ có tên phòng. Hai việc nên làm trước: tìm một người giữ chuyên môn thử nghiệm, và ghi tên một đầu nối với bảo hành.
Bản chữ của video, để đọc lại hoặc tra cứu
Bài trước gom những việc mà bộ phận phải gánh thành bốn nhóm. Bài này nói về những người giữ các nhóm ấy, không phải trong một dự án mà trong cả bộ phận, qua nhiều năm. Kiểu tổ chức nào xếp các vai ấy tốt hơn thì để bài 3.
Lớp Nghề phát triển sản phẩm gồm những việc gì, mã SP-01, bài 3, đã kể bảy vai trong một đội làm sản phẩm: người quyết sản phẩm làm cho ai, người nói thay người dùng, người thiết kế kỹ thuật, và các vai khác. Đó là vai trong một dự án. Dự án xong thì các vai ấy cũng xong.
Bài này nói một loại vai khác. Vai thường trực là một gói việc kèm một quyền quyết mà một người giữ lâu dài trong bộ phận, qua nhiều dự án. Có những câu hỏi sống lâu hơn mọi dự án. Ai dạy kỹ sư mới vào cách tính một mối ghép cho đúng? Ai quyết dự án nào được người giỏi nhất? Ai giữ cho ba dự án đang chạy không dùng ba cách khác nhau để giải cùng một chuyện? Không dự án nào trả lời những câu này, vì dự án nào cũng chỉ lo cho mình.
Một người có thể giữ vai thường trực và vai dự án cùng lúc. Một kỹ sư cơ khí có thể là người thiết kế kỹ thuật trong dự án quạt mới, và cùng lúc là người giữ chuyên môn cơ khí cho cả bộ phận. Hai vai ấy hỏi người đó hai câu khác nhau. Vai dự án hỏi: cái quạt này có kịp không. Vai thường trực hỏi: cách bạn làm cho cái quạt này có dùng lại được cho sản phẩm sau không.
Cách nhận ra một vai là thường trực hay thuộc dự án rất đơn giản. Hỏi: nếu mọi dự án đang chạy cùng kết thúc vào ngày mai, việc này còn phải làm không. Còn thì đó là vai thường trực.
Trong một bộ phận làm sản phẩm, có hai vai thường trực gần như nơi nào cũng cần.
Người giữ hướng cả bộ phận. Đây thường là người đứng đầu bộ phận. Câu hỏi của vai này là: với số người đang có, bộ phận nên dồn sức vào đâu. Việc của họ là xếp thứ tự giữa các nhóm việc đã kể ở bài 1, chia người cho các dự án, đứng giữa bộ phận và ban lãnh đạo, và giữ chỗ cho những việc dài hạn không ai đòi.
Người giữ một chuyên môn. Mỗi chuyên môn trong bộ phận, như cơ khí, điện, phần mềm, thiết kế hình dáng, thử nghiệm, cần một người giữ chuẩn của nghề ấy. Câu hỏi của vai này là: việc thuộc chuyên môn này có đang được làm đúng nghề không. Việc của họ là dạy người mới, xem lại những bản thiết kế khó, giữ những cách giải đã thử thành công và đã thử thất bại, và nói khi nào một cách làm đang làm hỏng chuẩn của nghề.
Còn lại là người làm chuyên môn: những kỹ sư, người thiết kế, người thử nghiệm làm việc hằng ngày.
Hai vai đầu trả lời hai câu khác nhau, nên khi chúng dồn vào một người thì một câu bị bỏ. Đây là bối cảnh thường gặp ở nhiều xưởng vừa và nhỏ trong nước, không phải chuyện của một công ty cụ thể nào. Bộ phận kỹ thuật có vài người, và trưởng phòng kỹ thuật giữ cả hai vai, lại dẫn luôn mọi dự án và cũng chỉ mình người ấy xuống xưởng nói chuyện. Mọi quyết định đi qua một người. Khi người ấy bận với một lỗi trên chuyền, cả bộ phận chờ. Sách giáo trình của chúng tôi gọi chỗ này là điểm tắc cho mọi quyết định.
Cách gỡ được bàn rộng trong sách là trao bớt quyền: những quyết định nhỏ thuộc một chuyên môn thì người làm chuyên môn được quyết, theo một giới hạn đã nói trước.
Vai thường trực thứ ba xuất hiện khi bộ phận chạy nhiều dự án cùng lúc. Người dẫn một sản phẩm là người lo cho một sản phẩm cụ thể ra đủ, đúng hạn, và các phần của nó khớp với nhau. Người này không giữ chuyên môn nào. Việc của họ đi ngang qua mọi chuyên môn mà sản phẩm cần.
Có nơi gọi vai này là trưởng dự án, có nơi gọi là người phụ trách sản phẩm. Ở nơi chạy nhiều dòng sản phẩm, vai này thành thường trực: một người dẫn hết dự án này sang dự án khác của cùng một dòng, nên họ hiểu dòng sản phẩm ấy hơn ai hết.
Từ đây sinh ra một điều mà người mới vào nghề hay ngạc nhiên. Người làm chuyên môn thường có hai người giao việc. Người giữ chuyên môn hỏi: bản vẽ này đã đúng nghề chưa, có theo chuẩn của nhóm cơ khí không. Người dẫn sản phẩm hỏi: bản vẽ này có kịp thứ Sáu không, có khớp với bo mạch bên điện không. Cả hai câu đều đúng. Nhưng khi thời gian chỉ đủ cho một câu, người kỹ sư phải chọn.
Sách giáo trình năm 2020 của chúng tôi tả đúng chỗ này: mỗi người chịu hai sự lãnh đạo, từ trưởng phòng và từ trưởng dự án, và tuỳ nơi mà bên nào mạnh hơn. Cán cân nghiêng về bên nào là chuyện của bài 3. Nhưng bạn có thể đoán trước bằng một câu hỏi: cuối năm, ai là người chấm điểm người kỹ sư ấy. Người chấm điểm thường là người thắng khi hai bên đòi khác nhau, dù sơ đồ tổ chức ghi gì.
Ở đây chỉ cần giữ một ý. Hai người giao việc không phải là lỗi của tổ chức. Nó là cái giá của việc vừa muốn người giỏi nghề, vừa muốn sản phẩm ra kịp. Lỗi chỉ nằm ở chỗ không ai nói ra, nên người kỹ sư tự chọn mỗi ngày một kiểu, và không ai biết họ đã chọn gì.
Ngoài người, bộ phận còn có những chỗ dùng chung: thứ mà mọi dự án cần, nhưng không dự án nào nên có riêng. Thường gặp là phòng thử nghiệm, xưởng làm mẫu, kho hồ sơ kỹ thuật cùng việc quản lý các lần sửa bản vẽ, và người lo tiêu chuẩn, chứng nhận.
Gom những thứ này về một chỗ có ba lý do. Chúng đắt, nên chia cho nhiều dự án thì rẻ hơn. Chúng cần người giỏi riêng, như người hiểu một phép đo. Và chúng cần làm giống nhau giữa các dự án, nếu không thì hai sản phẩm thử theo hai cách sẽ không so được với nhau.
Kho hồ sơ kỹ thuật cần nói thêm một câu, vì nó hay bị coi là việc giấy tờ. Một bản vẽ được sửa nhiều lần trong một dự án. Nếu mỗi người giữ một bản trong máy của mình, thì xưởng có thể đang làm theo bản cũ trong khi thiết kế đã sang bản mới. Chỗ dùng chung ở đây không phải là cái kho, mà là một luật: chỉ có một bản đang dùng, và mỗi lần sửa đều ghi ai sửa, vì sao. Cách giữ luật ấy thế nào là việc của lớp Giữ và truyền lại tri thức trong nhóm làm sản phẩm, mã TC-03, sẽ mở sau.
Gom về một chỗ cũng có cái giá. Mọi dự án xếp hàng chờ cùng một chỗ, nên chỗ dùng chung dễ thành chỗ nghẽn. Và chỗ thử nghiệm luôn chịu sức ép của người dẫn dự án đang cần một kết quả đạt cho kịp hạn. Phần ví dụ của bài nói về chỗ này.
Cuối cùng là đầu nối. Bài 1 đã nói mỗi nhóm việc chạm vào những phòng khác: tiếp thị và bán hàng, sản xuất, mua hàng, chất lượng, bảo hành. Ở tầm bộ phận, mỗi chỗ chạm ấy cần một đầu nối: một người bên bộ phận và một người bên phòng kia, có tên, biết mình là đầu nối, và gặp nhau đều đặn. Đầu nối không có tên thì việc gửi đi theo kiểu gửi cho phòng sản xuất, và không ai trong phòng sản xuất nghĩ đó là việc của mình.
| Vai hoặc chỗ | Câu hỏi nó giữ | Việc chính | Dấu hiệu đang thiếu |
|---|---|---|---|
| Người giữ hướng cả bộ phận | dồn sức vào đâu | xếp thứ tự bốn nhóm việc, chia người | việc gấp nhất luôn thắng, dù là việc nào |
| Người giữ một chuyên môn | có làm đúng nghề không | dạy người, giữ chuẩn, giữ cách giải đã thử | mỗi dự án giải cùng một chuyện theo một cách |
| Người dẫn một sản phẩm | có ra đủ, đúng hạn, khớp nhau không | đi ngang qua các chuyên môn | các phần làm xong rồi mới thấy không lắp được |
| Người làm chuyên môn | phần việc của mình đã xong chưa | thiết kế, tính, thử | không biết nghe người giao việc nào khi hai bên đòi khác nhau |
| Chỗ dùng chung | mọi dự án có được phục vụ như nhau không | thử nghiệm, làm mẫu, giữ hồ sơ | dự án xếp hàng lâu, kết quả thử đổi theo người hỏi |
| Đầu nối sang phòng khác | việc ở ranh giới có ai nhận không | gặp người bên kia đều đặn | việc gửi cho cả phòng, không gửi cho người |
Bảng này nên giữ lại. Khi soi bộ phận của mình, hãy đọc cột dấu hiệu trước, rồi mới đọc ba cột kia.
Dồn mọi vai thường trực vào người đứng đầu bộ phận. Người đứng đầu giữ hướng, giữ mọi chuyên môn, dẫn mọi dự án và là đầu nối với mọi phòng. Người ta sai vì người đứng đầu thường là người giỏi nghề nhất, nên ai cũng hỏi họ, và họ cũng quen trả lời. Hậu quả rơi vào cả bộ phận: mọi việc chờ một người, và người làm chuyên môn không lớn lên được, vì họ không bao giờ được quyết. Cách tránh là tách ít nhất một vai ra khỏi người đứng đầu, thường là vai giữ một chuyên môn, và nói rõ những quyết định nào người khác được tự làm.
Không ai giữ chuyên môn, nên dự án nào cũng làm lại từ đầu. Bộ phận chỉ có người dẫn dự án và người làm, không có ai giữ chuẩn của từng nghề. Người ta sai vì vai giữ chuyên môn không có sản phẩm giao, nên không ai thấy nó vắng. Hậu quả rơi vào dự án sau: cùng một lỗi lắp ráp lặp lại ở ba sản phẩm, vì không ai mang cách giải từ dự án trước sang. Cách tránh là ghi tên một người giữ cho mỗi chuyên môn chính, kể cả khi người ấy vẫn làm việc dự án.
Đầu nối không có tên người. Bộ phận gửi yêu cầu cho phòng mua hàng, phòng mua hàng gửi lại cho phòng kỹ thuật, và việc đi vòng. Người ta sai vì trên sơ đồ tổ chức, hai phòng đã nối với nhau qua hai trưởng phòng, nên ai cũng nghĩ đầu nối đã có. Hậu quả rơi vào những việc nằm ở ranh giới, như tìm linh kiện thay hay giảm giá thành: chúng trễ mà không ai báo. Cách tránh là với mỗi phòng mà bộ phận chạm vào, ghi tên một người ở mỗi bên.
Ví dụ dưới đây là một tiêu chuẩn quốc tế đang có hiệu lực, có bản tiêu chuẩn quốc gia của Việt Nam, nên bạn tra lại được.
Tiêu chuẩn quốc tế số 17025, bản năm 2017, đặt yêu cầu chung về năng lực cho phòng thử nghiệm và hiệu chuẩn. Tiêu chuẩn áp cho mọi tổ chức làm thử nghiệm, không kể số người, nên phòng thử nghiệm nằm trong một công ty cũng dùng được. Mục 4.1 của tiêu chuẩn đòi phòng thử nghiệm phải khách quan: không để sức ép thương mại, tài chính hay sức ép khác làm sai lệch kết quả. Phòng thử nghiệm còn phải liên tục tìm những rủi ro đến từ các mối quan hệ của mình. Phần chú thích kể ra những quan hệ có thể gây rủi ro ấy, trong đó có quan hệ quản lý, nhân sự và nguồn lực dùng chung. Việt Nam đã ban hành bản tiêu chuẩn quốc gia tương ứng cùng năm 2017, và gọi yêu cầu này là tính khách quan. Số hiệu đầy đủ của cả hai bản ghi ở phần Đọc thêm.
Điều rút ra: một chỗ thử nghiệm dùng chung cho mọi dự án chỉ có ích khi nó đứng ngoài sức ép của người đang cần kết quả đạt.
Của MES LAB
Lớp Nghề phát triển sản phẩm gồm những việc gì, mã SP-01, bài 3 — bảy vai trong một đội dự án. Đọc cạnh bài này để thấy chỗ khác giữa vai trong dự án và vai thường trực.
Bài 3 của lớp này, nói bốn kiểu tổ chức người làm sản phẩm — bài ấy nhận đúng chỗ bài này dừng lại: người làm chuyên môn có hai người giao việc, và cán cân nghiêng về bên nào.
Bên ngoài
"ISO/IEC 17025:2017 General requirements for the competence of testing and calibration laboratories", Tổ chức Tiêu chuẩn hoá Quốc tế và Uỷ ban Kỹ thuật Điện Quốc tế — mục 4.1 nói về tính khách quan của phòng thử nghiệm. Bản Việt Nam là TCVN ISO/IEC 17025:2017.
"Product Design and Development", Karl Ulrich và Steven Eppinger — có phần bàn cách tổ chức người theo chức năng và theo dự án, và vai người dẫn dự án.
"Revolutionizing Product Development", Steven Wheelwright và Kim Clark — sách bàn các kiểu tổ chức nhóm làm sản phẩm, trong đó có vai người dẫn dự án được trao quyền lớn.
Thấy bài này có ích cho ai, gửi cho người đó.