m.school › Một nơi làm sản phẩm tử tế thì vận hành thế nào › bài 5
Mỗi câu bấm một phương án. Đúng hay sai và lời giải thích hiện ngay. Không lưu điểm, không ai xem kết quả của bạn.
Câu 1. Bạn hỏi vài kỹ sư: nếu trưởng phòng và người dẫn dự án đòi hai việc ngược nhau thì làm việc nào. Mỗi người trả lời một kiểu. Dấu hiệu nào đang vắng?
Dấu hiệu thứ năm có khi kỹ sư trả lời ngay được và câu trả lời khớp với người khác. Mỗi người một kiểu nghĩa là người làm chưa biết nghe ai. Xem mục 2.
Câu 2. Khi ghi kết quả soi cho một dấu hiệu, cách ghi nào đúng như bài dặn?
Mỗi dấu hiệu nên ghi một điều đã tận mắt thấy, có ngày và có việc, không ghi có hay không hay tạm ổn. Cộng thành điểm thì giấu mất chỗ hai dấu hiệu đá nhau. Xem «Chỗ người ta hay làm sai».
Câu 3. Bạn là kỹ sư, soi xong thấy ba dấu hiệu đang vắng. Theo bài, việc nào hợp để làm trong tuần sau?
Việc chọn phải nằm trong tay bạn và không cần xin phép ai, như ghi tên người giữ một đầu nối bạn đang dùng. Muốn sửa mọi thứ cùng lúc thì một lần xếp lại lớn làm mọi đầu nối đứt cùng lúc. Xem «Thử nhìn lại việc của mình».
Câu 4. Công ty bạn muốn học cách chia nhóm của một hãng nổi tiếng. Theo bài, nên lấy gì từ hãng ấy?
Thứ chép được là sơ đồ, tên gọi và lịch họp; thứ không chép được là loại việc, người và chỗ đứng của nơi kia. Nên lấy câu hỏi họ đã đặt ra, không lấy câu trả lời. Xem mục 3.
Câu 5. Một bộ phận chuyển sang ma trận nặng, nhưng vẫn để trưởng phòng chấm điểm người làm. Theo bài, người dẫn dự án sẽ ở vào thế nào?
Bốn câu hỏi của lớp kéo theo nhau. Kiểu tổ chức đổi mà người chấm điểm không đổi thì người dẫn dự án có tên mà không có quyền. Xem mục 1.
Việc cần làm. Trong một tuần làm việc bình thường, ghi lại cho mỗi dấu hiệu trong bảng tổng hợp một điều bạn đã tận mắt thấy, có ngày và có việc cụ thể. Không ghi có hay không. Sau đó tìm một chỗ hai dấu hiệu đá nhau, như việc dài hạn có thời gian riêng mà người làm lại không biết nghe ai khi bị gọi. Cuối cùng chọn đúng một việc nhỏ bạn làm được trong tuần sau mà không cần xin phép ai.
Cách tự chấm. Dấu hiệu làm đúng: mỗi dòng ghi là một sự việc, không phải một nhận xét. Bạn chỉ ra được một chỗ hai dấu hiệu đá nhau. Việc nhỏ bạn chọn nằm trong tay bạn, như ghi tên người giữ một đầu nối mà bạn đang dùng, hay ghi lại mỗi lần bạn bị kéo khỏi dự án. Dấu hiệu còn sai: các dòng ghi là «tạm ổn», «chưa tốt». Hoặc việc bạn chọn là đề nghị công ty xếp lại bộ phận, một việc không nằm trong tay bạn và không xong trong một tuần.
Lời giải mẫu. Một kỹ sư điện ở một công ty làm thiết bị chiếu sáng. Nhóm việc: hỏi ai lo việc thay một con chip sắp ngừng sản xuất, được trả lời là chưa ai. Đầu nối: yêu cầu báo giá linh kiện gửi cho cả phòng mua hàng, hai tuần chưa có trả lời. Chỗ kiểm: tuần này một mẫu không đạt được thử lại hai lần cho tới khi đạt. Nghe ai: hai đồng nghiệp trả lời khác nhau. Việc dài hạn: không có khoảng thời gian nào được che. Chỗ đá nhau: chỗ kiểm chịu sức ép, vì không ai nói rõ người thử nghe ai. Việc tuần sau: hỏi phòng mua hàng một tên người nhận yêu cầu linh kiện, và ghi tên ấy lại.
Bản chữ của video, để đọc lại hoặc tra cứu
Bài cuối không thêm khái niệm mới. Nó gom bốn bài trước thành một cách nhìn, đưa ra vài dấu hiệu để bạn soi nơi mình làm, và nói rõ lớp này dừng ở đâu.
Cả lớp có thể gói vào bốn câu hỏi về một bộ phận làm sản phẩm.
Câu thứ nhất: bộ phận làm những việc gì? Không chỉ đưa sản phẩm mới ra, mà còn chọn việc đáng làm, chăm sản phẩm đang bán, và giữ năng lực cho lần sau. Câu thứ hai: ai giữ việc nào lâu dài? Người giữ hướng, người giữ chuyên môn, người dẫn sản phẩm, chỗ dùng chung, và người giữ đầu nối sang phòng khác. Câu thứ ba: người được xếp theo kiểu nào? Từ theo chuyên môn tới nhóm tách riêng, và kiểu thật nằm ở chỗ ai chọn người, ai giữ tiền, ai chấm điểm. Câu thứ tư: bộ phận đứng ở đâu trong công ty? Báo cáo cho ai, ngồi ở đâu, việc dài hạn được che bằng gì, và đang ở giai đoạn lớn lên nào.
Điều đáng giữ nhất của lớp này là bốn câu ấy không đứng riêng. Chúng kéo theo nhau.
Một bộ phận đứng dưới giám đốc sản xuất sẽ bị kéo về nhóm việc chăm sản phẩm đang bán. Khi đó, nhóm giữ năng lực mất người trước, và vai giữ chuyên môn dần không còn ai. Một bộ phận chuyển sang ma trận nặng mà vẫn để trưởng phòng chấm điểm thì người dẫn dự án có tên mà không có quyền. Một bộ phận còn ở giai đoạn dựa vào vài người giỏi thì mọi vai thường trực thường dồn vào chính vài người ấy.
Vì thế, khi soi nơi mình làm, đừng soi từng câu một cách rời rạc. Hãy tìm chỗ hai câu đá nhau. Chỗ vỡ thật thường nằm ở đó.
Lớp này không đưa ra một bảng chấm điểm. Nó đưa ra năm dấu hiệu. Mỗi dấu hiệu là một thứ bạn có thể quan sát, bằng mắt, trong vài tuần làm việc bình thường. Không cần hỏi ai, không cần xin số liệu.
Dấu hiệu thứ nhất: mỗi nhóm việc có người nhận. Hỏi ai đang lo việc tìm linh kiện thay, ai đang thử một vật liệu mới, thì nhận được một tên người, không phải một cái nhún vai.
Dấu hiệu thứ hai: mỗi đầu nối có tên. Khi bộ phận cần một việc từ phòng mua hàng hay phòng bảo hành, người ta gửi cho một người cụ thể, không gửi cho cả phòng.
Dấu hiệu thứ ba: chỗ kiểm không chịu sức ép của người làm. Kết quả thử nghiệm không đổi theo người đang hỏi. Khi một mẫu không đạt, người thử nói được là không đạt, dù dự án đang trễ.
Dấu hiệu thứ tư: việc dài hạn có chỗ đứng. Có một khoảng thời gian, hoặc một nhóm người, mà việc gấp không lấy được. Và khi bị lấy, có người biết và có người phải giải thích.
Dấu hiệu thứ năm: người làm biết nghe ai khi hai bên đòi khác nhau. Hỏi một kỹ sư: nếu trưởng phòng và người dẫn dự án đòi hai việc ngược nhau thì bạn làm việc nào. Kỹ sư trả lời ngay được, và câu trả lời của họ khớp với câu trả lời của người khác.
Mỗi dấu hiệu là một câu để soi, không phải một ô để đánh dấu. Một nơi có đủ năm dấu hiệu vẫn có thể làm ra sản phẩm kém. Một nơi thiếu vài dấu hiệu vẫn có thể đang chạy được, nhờ vài người gánh thay. Dấu hiệu chỉ cho bạn biết chỗ nào đang dựa vào may mắn hay vào sức của một người.
Vì sao chọn những thứ quan sát được, mà không chọn báo cáo hay sơ đồ? Vì sơ đồ và báo cáo cho biết công ty muốn mình chạy thế nào. Còn những gì xảy ra trong một tuần làm việc cho biết công ty đang chạy thế nào. Hai thứ ấy thường khác nhau, và chỗ khác nhau chính là thứ bạn cần thấy. Thêm nữa, quan sát là việc ai cũng làm được, ở bất kỳ vị trí nào. Một kỹ sư mới vào nghề không xem được sổ lương hay biên bản họp của ban lãnh đạo, nhưng thấy được yêu cầu của mình gửi cho ai và mất bao lâu mới có trả lời.
Sách giáo trình năm 2020 của chúng tôi viết rằng tuỳ theo sản phẩm, tuỳ theo tiêu chí, tuỳ theo phong cách của doanh nghiệp mà cách tổ chức người khác nhau. Sách năm 2019 của chúng tôi đặt cạnh nhau hai cách bố trí người, một theo phòng ban và một theo dự án, mà không nói cách nào đúng hơn. Đây không phải lối nói nước đôi. Nó là kết luận của cả lớp: kiểu tổ chức phải hợp với loại việc, loại người và giai đoạn của từng nơi.
Từ đó suy ra vì sao chép kiểu của nơi khác hay vỡ. Thứ chép được là sơ đồ, tên gọi và lịch họp. Thứ không chép được là bốn câu hỏi ở mục 1. Nơi kia làm loại sản phẩm khác, có người giỏi ở chỗ khác, đứng ở giai đoạn khác, và người đứng đầu được chấm bằng thước đo khác. Chép sơ đồ sang mà không chép được những thứ ấy thì công ty có tên mới, quyền cũ. Bài 3 đã chỉ đúng dấu hiệu này: chức danh nói một kiểu, còn việc chọn người và chấm điểm vẫn theo kiểu khác.
Chép cũng có một cái hại khó thấy hơn. Mỗi kiểu tổ chức là một cách đổi cái này lấy cái kia. Nơi kia chọn đổi chiều sâu nghề lấy tốc độ vì họ có lý do. Nơi chép lại thường chỉ thấy cái được của họ, mà không thấy họ đã trả giá gì, và đã che phần giá ấy bằng cách nào.
Không chép thì làm gì? Lấy của nơi khác câu hỏi họ đã tự đặt ra, chứ không lấy câu trả lời. Họ đã hỏi gì về loại việc, về người, về chỗ đứng của bộ phận, và vì sao câu trả lời của họ ra như vậy. Rồi đặt chính những câu hỏi ấy cho nơi mình. Chẳng hạn, đừng chép tên gọi của các nhóm. Hãy hỏi: ở nơi kia, ai chấm điểm người làm, và vì sao họ chọn người ấy. Câu trả lời của nơi mình có thể khác hẳn, và như vậy là đúng.
Lớp này chỉ dạy tới mức các kiểu và nguyên lý đằng sau chúng. Nó không dạy cách dựng một bộ phận cho một công ty cụ thể, không đưa ra số người, ngân sách hay chỉ số đo, và không đưa ra lộ trình đi từ giai đoạn này lên giai đoạn khác. Những việc ấy phụ thuộc quá nhiều vào từng nơi để một lớp chung dạy được cho đúng.
Có mấy chỗ lớp này đã chạm tới mà chưa đi sâu. Mỗi chỗ thuộc một lớp khác của trường.
Các vai trong một đội dự án, và cách một sản phẩm đi qua các chặng, đã dạy ở lớp Nghề phát triển sản phẩm gồm những việc gì, mã SP-01, bài 2 và bài 3. Từng chặng làm gì và ra kết quả gì được dạy kỹ ở lớp Các bước phát triển một sản phẩm mới, mã SP-03, bài 1 và bài 2.
Các lần duyệt giữa các chặng, mỗi lần hỏi gì, và vì sao lần duyệt hay thành hình thức, sẽ thuộc lớp Quy trình và cổng duyệt trong phát triển sản phẩm, mã TC-02, sẽ mở sau.
Tri thức mất đi theo những đường nào và hồ sơ nào đáng giữ sẽ thuộc lớp Giữ và truyền lại tri thức trong nhóm làm sản phẩm, mã TC-03, sẽ mở sau. Đó là phần đi sâu của nhóm việc giữ năng lực ở bài 1.
Dẫn một nhóm làm sản phẩm mới, và những va chạm trong nhóm, sẽ thuộc lớp Tổ chức và điều phối một nhóm làm sản phẩm mới, mã TC-04, sẽ mở sau.
Một lời cuối về giới hạn của chính bạn sau lớp này. Bạn có trong tay bốn câu hỏi, năm dấu hiệu và tên gọi của các kiểu tổ chức. Với chúng, bạn sẽ biết nên nhìn vào đâu và nên hỏi gì. Còn sửa được tới đâu thì tuỳ chỗ đứng của bạn trong công ty. Một kỹ sư thường chỉ sửa được những đầu nối mình đang dùng hằng ngày. Một trưởng bộ phận sửa được cách chia vai. Cách xếp người và chỗ đứng của cả bộ phận thì thường thuộc quyền của người đứng đầu công ty. Biết mình đang ở tầng nào giúp bạn chọn đúng việc để làm trước.
| Dấu hiệu | Nhìn vào đâu | Khi vắng thì thấy gì | Bài nói kỹ |
|---|---|---|---|
| Mỗi nhóm việc có người nhận | hỏi ai đang lo một việc không thuộc dự án nào | câu trả lời là tên phòng hoặc không có | bài 1 |
| Mỗi đầu nối có tên | yêu cầu gửi sang phòng khác được gửi cho ai | việc đi vòng giữa hai phòng, trễ mà không ai báo | bài 2 |
| Chỗ kiểm không chịu sức ép | kết quả thử khi dự án đang trễ | kết quả đổi theo người hỏi | bài 2 |
| Việc dài hạn có chỗ đứng | lịch của bộ phận trong một tháng | sản phẩm mới chỉ được làm lúc chuyền yên | bài 4 |
| Người làm biết nghe ai | câu trả lời của vài kỹ sư cho cùng một câu hỏi | mỗi người chọn một kiểu, mỗi ngày một kiểu | bài 3 |
Bảng này dùng để nhìn, không dùng để cộng điểm. Mỗi ô ở cột thứ hai là một việc bạn tự làm được trong tuần.
Biến các dấu hiệu thành một bảng chấm điểm rồi tự xếp hạng. Người soi đánh dấu đủ năm ô, cộng lại thành điểm, và kết luận nơi mình làm đạt ba trên năm. Người ta sai vì con số cho cảm giác đã đo được, và dễ đem đi báo cáo. Hậu quả rơi vào chính việc soi: con số giấu mất chỗ hai dấu hiệu đá nhau, mà chỗ đó mới là chỗ cần gỡ. Nó cũng dễ thành một cuộc thi giữa các phòng. Cách tránh là với mỗi dấu hiệu, ghi một điều đã tận mắt thấy, có ngày và có việc, thay vì ghi có hay không.
Thấy nơi khác chạy tốt rồi chép nguyên sơ đồ của họ. Một công ty đọc về cách một hãng nổi tiếng chia nhóm, rồi đổi tên các phòng theo đúng tên hãng ấy dùng. Người ta sai vì sơ đồ là phần dễ nhìn và dễ chép nhất của một tổ chức. Hậu quả rơi vào người làm: họ phải học tên gọi mới, họp theo lịch mới, mà người chọn việc và chấm điểm họ vẫn như cũ. Cách tránh là trước khi chép, trả lời bốn câu hỏi ở mục 1 cho nơi kia và cho nơi mình, rồi chỉ lấy những gì khớp.
Soi xong rồi muốn sửa mọi thứ cùng một lúc. Người soi thấy ba dấu hiệu vắng và đề xuất xếp lại cả bộ phận. Người ta sai vì càng thấy rõ thì càng muốn sửa hết. Hậu quả rơi vào những việc đang chạy: một lần xếp lại lớn làm mọi đầu nối đứt cùng lúc. Cách tránh là chọn một dấu hiệu, gỡ một chỗ nhỏ, và xem nó kéo theo thay đổi gì.
Ca này có tài liệu gốc công khai, kèm lời người trong cuộc về sau.
Năm 2012, hai huấn luyện viên làm việc ở hãng nhạc trực tuyến Spotify viết một bài tả cách hãng chia người thành các nhóm nhỏ, gom nhóm thành cụm, và cho người cùng nghề họp chung qua các nhóm. Bài được nhiều nơi chép lại như một mô hình. Nhưng ngay trang đầu, hai tác giả đã ghi rằng họ không nghĩ ra mô hình này, bài chỉ là một lát cắt của cách làm lúc đó, và tới khi người đọc đọc thì mọi thứ đã đổi.
Về sau, người trong hãng nói rõ hơn. Theo một bài viết năm 2020 trích lại, một huấn luyện viên làm ở hãng từ năm 2011 tới năm 2017 đã nói ở một hội thảo năm 2017 rằng ngay lúc bài được viết, hãng cũng chưa làm đúng như vậy; bài một phần là mong muốn, một phần là mô tả gần đúng.
Điều rút ra: thứ nhiều nơi chép lại là lời tả một thời điểm, mà tác giả đã báo trước là sẽ đổi, và người trong cuộc về sau nói là chưa từng chạy đúng như thế. Trước khi chép, hãy tìm xem người trong cuộc nói gì về nó sau này.
Của MES LAB
Bốn bài trước của lớp này — mỗi dấu hiệu trong bảng tổng hợp ghi bài nào nói kỹ, nên đọc lại đúng bài ấy khi soi thấy một dấu hiệu đang vắng.
Lớp Nghề phát triển sản phẩm gồm những việc gì, mã SP-01 — nói về một đội trong một dự án, mặt còn lại của bức tranh mà lớp này nhìn ở tầm cả bộ phận.
Bên ngoài
"Scaling Agile @ Spotify with Tribes, Squads, Chapters and Guilds", Henrik Kniberg và Anders Ivarsson, tháng 10 năm 2012 — bài gốc, đọc kỹ đoạn lưu ý ở trang đầu.
"Spotify's Failed #SquadGoals", Jeremiah Lee, tháng 4 năm 2020 — bài của một người từng làm ở hãng, trích lại lời của những người trong cuộc về chỗ mô hình chưa từng vận hành như bài năm 2012 tả.
"Product Design and Development", Karl Ulrich và Steven Eppinger — có phần bàn việc chọn kiểu tổ chức theo loại dự án.
Thấy bài này có ích cho ai, gửi cho người đó.