m.school › Gắn tư duy thiết kế vào quy trình phát triển sản phẩm › bài 5
Mỗi câu bấm một phương án. Đúng hay sai và lời giải thích hiện ngay. Không lưu điểm, không ai xem kết quả của bạn.
Câu 1. Một công ty bánh kẹo làm bộ hộp quà Tết mới, chỉ đổi hình in và kiểu hộp, không đụng tới vật liệu. Đội biết khá rõ người mua hộp quà là ai. Theo bài, nên dùng tư duy thiết kế ở mức nào?
Đây là dự án đơn giản, đội đã biết người dùng là ai và dùng ra sao. Việc nên làm là xem lại phàn nàn đã có và hỏi người bán hàng; đi quan sát nhiều ngày là dùng nhiều hơn mức cần. Xem mục 1.
Câu 2. Công ty cải tiến một dòng bình nước đang bán chạy. Người dùng than nắp khó mở, còn phần thân vẫn dùng tốt. Theo bài, cách nghĩ này nên dùng thế nào?
Dự án trung bình cần cách nghĩ này ở đúng chỗ người dùng đang phàn nàn, không cần ở mọi chỗ. Sửa theo bản mô tả lỗi mà không xem người dùng gặp khó thế nào thì lời phàn nàn hay quay lại ở dạng khác. Xem mục 1.
Câu 3. Một xưởng làm linh kiện nhựa cho một nhà máy lắp ráp. Yêu cầu đã có sẵn trong bản vẽ bên đặt hàng gửi. Theo bài, tư duy thiết kế nên dùng nhiều ở đâu?
Với ngành linh kiện, đề bài phần lớn đã có nên dùng ít ở nhịp nghĩ ra ý. Cách nghĩ này dùng nhiều ở chỗ hiểu linh kiện được lắp và dùng ra sao trên dây chuyền của khách, vì đó là chỗ bản vẽ không nói hết. Xem mục 2.
Câu 4. Một công ty đọc về cách một hãng phần mềm thử với người dùng mỗi tuần, và muốn áp cho một sản phẩm phải mở khuôn thép. Theo bài, nên làm thế nào?
Ở hãng phần mềm mỗi vòng thử tốn vài giờ, còn ở xưởng mỗi lần sửa sau khi có khuôn tốn cả tháng. Cách tránh là giữ nguyên tắc, đổi cách làm. Xem «Chỗ người ta hay làm sai».
Câu 5. Bạn soát một việc đội vừa làm theo tư duy thiết kế. Theo ý mà bài đề nghị giữ lại từ cả lớp, việc đó cần đủ ba thứ nào để không chỉ là một buổi họp?
Tư duy thiết kế có tác dụng khi nó có chỗ đứng trong một chặng, để lại một thứ đọc được, và đổi được một quyết định. Thiếu một trong ba thì việc đã làm mới chỉ là một buổi họp. Xem mục 3.
Việc cần làm. Liệt kê các dự án sản phẩm mà công ty bạn đang chạy hoặc đã chạy trong một năm qua, tối đa năm dự án. Với mỗi dự án, ghi ba thứ: loại dự án theo bảng tổng hợp, mức dùng cách nghĩ này mà dự án đã thật sự dùng, và mức đáng lẽ nên dùng. Khoanh tròn dự án lệch nhiều nhất giữa hai mức. Với dự án ấy, viết một câu nói lần sau nên làm khác đi ở chặng nào.
Cách tự chấm. Dấu hiệu làm đúng có ba. Một, có ít nhất một dự án mà mức nên dùng thấp hơn mức đã dùng, vì dùng nhiều hơn mức cần cũng là dùng sai. Hai, mỗi lần xếp loại có một lý do đi kèm. Ba, câu cuối nêu tên một chặng cụ thể.
Dấu hiệu còn sai cũng có ba. Một, mọi dự án đều được ghi là nên dùng nhiều hơn. Hai, mức đã dùng được ghi theo quy trình trên giấy, không theo việc đã làm. Ba, câu cuối chỉ nói chung chung là cần hiểu người dùng hơn.
Lời giải mẫu. Công ty làm đồ dùng nhà tắm, bốn dự án. Đổi màu bộ kệ treo: đơn giản, đã đi quan sát ba ngày, nên chỉ xem lại phàn nàn. Sửa móc treo hay gãy: trung bình, chưa xem người dùng treo đồ thế nào, nên xem. Làm bộ kệ theo một mẫu bán chạy ở nước ngoài: trung bình, học từ sản phẩm nơi khác, chưa hỏi nhà tắm ở đây khác gì, nên làm ở chặng tìm hiểu người dùng tại chỗ. Dòng sản phẩm mới cho người cao tuổi: phức tạp, đã làm đủ ba chặng đầu. Dự án lệch nhiều nhất là bộ kệ chép mẫu. Lần sau: đo và chụp vài nhà tắm thật trước khi chốt kích thước.
Bản chữ của video, để đọc lại hoặc tra cứu
Bốn bài trước nói cách nghĩ này đứng ở đâu, để lại gì, hỏng ra sao và đi cùng cổng duyệt thế nào. Nhưng chúng đều ngầm nói về một dự án làm sản phẩm mới. Phần lớn dự án ở công ty thật thì nhỏ hơn thế. Bài này nói dùng cách nghĩ này nhiều hay ít cho từng loại dự án và từng ngành, rồi gom cả lớp lại.
Lớp Các bước phát triển một sản phẩm mới, mã SP-03, ở bài 4 đã dạy xếp dự án thành ba loại, đơn giản, trung bình và phức tạp, bằng năm câu hỏi. Bài này không giảng lại năm câu hỏi ấy. Nó chỉ nói mỗi loại thì dùng tư duy thiết kế ra sao.
Có một nguyên tắc chung cho cả ba loại: dùng nhiều ở chỗ đội chưa biết, dùng ít ở chỗ đội đã biết chắc. Cách nghĩ này sinh ra để trả lời câu nên làm cái gì khi chưa ai biết chắc. Ở chỗ đội đã biết chắc, nó chỉ tốn thời gian.
Dự án đơn giản, như đổi màu, đổi hình in, đổi bao bì mà không đụng tới vật liệu và kết cấu, gần như không cần nhịp hiểu người dùng. Đội đã biết người dùng là ai và họ dùng sản phẩm ra sao, vì sản phẩm không đổi. Việc nên làm là xem lại những lời phàn nàn đã có, và hỏi người bán hàng xem mẫu cũ bị chê ở đâu. Đi quan sát nhiều ngày cho một lần đổi màu là dùng nhiều hơn mức cần.
Dự án trung bình, thường là cải tiến một sản phẩm đang bán, cần cách nghĩ này ở đúng chỗ người dùng đang phàn nàn, không cần ở mọi chỗ. Nếu người dùng than nắp khó mở, thì quan sát cách họ mở nắp, làm vài mẫu nắp rẻ để học và đem đi thử. Phần thân sản phẩm vẫn chạy tốt thì để yên.
Cùng loại trung bình, có một trường hợp cần dùng nhiều hơn: dự án học từ một sản phẩm đã thành công ở nơi khác rồi làm phiên bản riêng. Bài 4 của lớp Các bước phát triển một sản phẩm mới gọi đây là cải tiến hấp thụ. Sản phẩm gốc đã được kiểm, nhưng người dùng ở đây có thể khác người dùng ở đó. Vì vậy cách nghĩ này nên dồn vào chặng tìm hiểu người dùng tại chỗ.
Dự án phức tạp, nhất là sản phẩm mới cho một nhóm người dùng công ty chưa phục vụ bao giờ, cần đủ ba chặng đầu, như bài 1 và bài 2 đã tả.
Một bối cảnh hay gặp ở Việt Nam, dựng ra để minh hoạ, không lấy từ công ty nào: một công ty bánh kẹo trong nước mỗi năm làm một bộ hộp quà Tết mới. Đó là dự án đơn giản, gần như chỉ đổi hình in và kiểu hộp, và đội biết khá rõ người mua hộp quà là ai. Cũng công ty ấy, khi làm một dòng bánh ăn vặt cho trẻ nhỏ, thì gặp một nhóm người dùng khác hẳn, và người mua là cha mẹ chứ không phải các em. Dự án thứ hai cần đủ ba chặng đầu. Cùng một công ty, hai dự án, hai mức dùng.
Loại dự án cho biết dùng nhiều hay ít. Ngành hàng cho biết dùng nhiều ở chặng nào. Phần này là quan điểm riêng của chúng tôi, rút từ sách và từ việc quan sát các ngành ở Việt Nam, không phải một bảng chung của cả ngành.
Ngành có người dùng cuối mua lẻ và đổi mẫu nhanh, như đồ gia dụng, đồ chơi, đồ dùng học tập, thì cạnh tranh cao, người mua so mẫu ngay trên kệ, và mẫu mã phải đổi thường xuyên. Ở đây cách nghĩ này nặng ở nhịp hiểu người dùng và nhịp nghĩ ra ý, với nhiều vòng nhỏ làm rẻ để học. Chi phí của một lần thử bằng mẫu bìa rất nhỏ so với chi phí của một mẫu nằm kho.
Ngành làm linh kiện cho nhà máy khác, thường gọi là công nghiệp hỗ trợ, thì người dùng là kỹ sư và công nhân bên đặt hàng, và yêu cầu thường đã viết sẵn trong bản vẽ. Ở đây cách nghĩ này dùng ít ở nhịp nghĩ ra ý, vì đề bài phần lớn đã có. Nó dùng nhiều ở chỗ hiểu linh kiện được lắp và dùng ra sao trên dây chuyền của khách, vì đó là chỗ bản vẽ không nói hết.
Ngành thực phẩm và đồ uống thì nhịp đem đi thử, ở dạng cho người dùng nếm thử, là nhịp nặng nhất. Hiểu thói quen ăn uống của từng vùng cũng quan trọng, vì cùng một vị có nơi khen, có nơi chê.
Ngành có yêu cầu an toàn bắt buộc, như thiết bị điện, thiết bị dùng trong khám chữa bệnh, đồ cho trẻ nhỏ, thì đầu dự án vẫn dùng được cách nghĩ này, nhưng chặng kiểm chứng phải làm kỹ để chốt, như bài 3 đã nói.
Ngành dịch vụ, như nhà hàng, khách sạn, thì sản phẩm là một trải nghiệm chứ không phải một vật, nên cần những cách làm riêng. Lớp này không đi vào ngành dịch vụ.
Một điều cần giữ khi đọc phần này: đừng chép nguyên cách làm của một ngành khác về. Cách làm của một hãng phần mềm, nơi mỗi lần sửa chỉ tốn vài giờ, không bê được sang một xưởng có khuôn thép.
Gom cả lớp lại thì có một mạch gồm bốn bước.
Bước một, ở bài 1: đặt năm nhịp vào bên trong sáu chặng đã có, không chèn thành chặng mới. Ba nhịp đầu nằm gọn ở ba chặng đầu. Nhịp làm bản mẫu và nhịp đem đi thử có mặt ở nhiều chặng, nhưng ở ba chặng đầu thì làm rẻ để học, còn ở chặng làm ra mẫu chạy được và chặng kiểm chứng thì làm kỹ để chốt.
Bước hai, ở bài 2: mỗi chặng trong ba chặng đầu phải để lại một thứ mở ra đọc được, có nguồn. Cách kiểm là trao nó cho một đồng nghiệp chưa dự buổi nào và hỏi hai câu: chặng này tìm ra điều gì, dựa vào đâu.
Bước ba, ở bài 3: soát dự án theo bốn kiểu đặt sai chỗ. Đưa vào quá muộn. Để một nhóm hiểu người dùng rồi giao hồ sơ cho nhóm khác. Làm rẻ để học ở chỗ cần làm kỹ để chốt. Làm đủ tên năm nhịp mà không đổi được quyết định nào.
Bước bốn, ở bài 4: cổng đọc ba thứ, là câu vấn đề có bằng chứng, các hướng đã loại và các giả định chưa kiểm. Lối làm lại thường trỏ về nhịp hiểu người dùng. Câu vấn đề chỉ được mở lại khi có bằng chứng mới, và đi qua người giữ cổng.
Bài này thêm bước cuối: chọn mức dùng theo loại dự án và theo ngành.
Nếu chỉ giữ lại một ý từ cả lớp, chúng tôi đề nghị ý này: tư duy thiết kế có tác dụng khi nó có chỗ đứng trong một chặng, để lại một thứ đọc được, và đổi được một quyết định. Thiếu một trong ba thứ đó thì việc đã làm mới chỉ là một buổi họp.
Lớp này có giới hạn. Nó nói mỗi nhịp đứng ở đâu, nhưng không dạy làm từng nhịp ra sao. Nó nói câu vấn đề phải có, nhưng không dạy cách viết lại một đề bài, cũng không dạy chuyển điều quan sát được thành bản yêu cầu đo bằng số. Nó nói làm rẻ để học, nhưng không dạy làm bản mẫu thô tới mức nào. Nó nói cổng đọc gì, nhưng không dạy tổ chức một cổng.
Trước khi sang lớp sau, có một việc bạn làm được ngay trong tuần này, không cần ai cho phép. Chọn một dự án đang chạy. Xếp nó vào một trong ba loại ở mục 1. Viết ra ba điều đội chưa biết chắc về người dùng của dự án ấy. Rồi đặt một lần thử làm rẻ để học vào đúng điều quan trọng nhất trong ba điều đó, trước mốc chốt thiết kế gần nhất.
Năm lớp sau lấp đúng những chỗ lớp này để lại, khi các lớp ấy mở. Lớp Các nhịp của tư duy thiết kế, làm từng nhịp ra sao, mã DM-02, dạy làm từng nhịp. Lớp Đặt đề bài cho một sản phẩm mới, mã AD-04, dạy viết lại một đề bài. Lớp Làm bản mẫu để học, không phải để trình diễn, mã AD-03, dạy làm bản mẫu thô tới đâu là đủ. Lớp Từ hiểu người dùng tới bản yêu cầu sản phẩm, mã AD-02, dạy đi từ điều quan sát được sang bản yêu cầu. Lớp Quy trình và cổng duyệt trong phát triển sản phẩm, mã TC-02, dạy tổ chức một cổng.
| Loại dự án | Dùng cách nghĩ này nhiều hay ít | Dùng ở chặng nào | Dấu hiệu đang dùng sai mức |
|---|---|---|---|
| Đơn giản: đổi màu, hình in, bao bì | rất ít | xem lại phàn nàn đã có ở chặng thăm dò | đi quan sát nhiều ngày cho một lần đổi màu |
| Trung bình: cải tiến sản phẩm đang bán | vừa, ở đúng chỗ người dùng phàn nàn | hai chặng đầu sau thăm dò, chỉ cho phần bị phàn nàn | sửa cả sản phẩm, hoặc sửa mà không xem người dùng gặp khó ở đâu |
| Trung bình, học từ sản phẩm nơi khác | nhiều ở chặng tìm hiểu người dùng tại chỗ | tìm hiểu người dùng tại chỗ | chép nguyên sản phẩm gốc, không hỏi người dùng ở đây khác gì |
| Phức tạp: sản phẩm mới, nhóm người dùng mới | nhiều | đủ ba chặng đầu, rồi làm kỹ để chốt ở chặng kiểm chứng | đi thẳng vào bản vẽ vì sếp đã có sẵn ý |
Đọc bảng theo cột thứ hai: dùng nhiều hay ít tuỳ đội còn chưa biết bao nhiêu về người dùng, không tuỳ ngân sách lớn hay nhỏ.
Dùng một mức cho mọi dự án. Công ty ban hành một quy trình có đủ năm nhịp, và bắt mọi dự án đi qua, kể cả lần đổi bao bì. Người ta làm vậy vì một quy trình chung thì dễ quản lý hơn. Hậu quả rơi vào hai phía: dự án nhỏ bị chậm vì những buổi không cần, và đội bắt đầu coi năm nhịp là thủ tục, nên tới dự án lớn cũng làm cho có. Cách tránh là xếp loại dự án trước, rồi mới chọn mức dùng.
Chép nguyên cách làm của một ngành khác về. Một công ty đọc về cách một hãng phần mềm thử với người dùng mỗi tuần, rồi áp nguyên cho một sản phẩm có khuôn thép. Người ta làm vậy vì cách làm ấy được kể nhiều và nghe hiện đại. Hậu quả rơi vào ngân sách: mỗi vòng thử ở hãng phần mềm tốn vài giờ, còn ở xưởng thì mỗi lần sửa sau khi có khuôn tốn cả tháng. Cách tránh là giữ nguyên tắc, đổi cách làm: nhiều vòng nhỏ làm rẻ để học trước mốc mở khuôn, rất ít vòng sau mốc đó.
Bỏ hẳn cách nghĩ này ở dự án nhỏ, kể cả chỗ người dùng đang phàn nàn. Đội coi dự án cải tiến là việc của kỹ thuật, sửa theo bản mô tả lỗi mà không xem người dùng gặp khó thế nào. Người ta làm vậy vì dự án nhỏ thường gấp. Hậu quả rơi vào người dùng cuối: chỗ bị phàn nàn được sửa theo cách đội hiểu, không theo cách người dùng gặp, và lời phàn nàn quay lại ở dạng khác. Cách tránh là dành ít nhất một buổi xem người dùng làm đúng việc mà họ đang phàn nàn.
Ca dưới đây có trong thông cáo báo chí của tập đoàn LEGO ngày 19 tháng 12 năm 2011, được nhiều trang tin đăng lại, bạn tra được bằng tên dòng LEGO Friends.
Thông cáo giới thiệu một dòng đồ chơi lắp ghép mới dành cho bé gái từ năm tuổi trở lên. Theo thông cáo, các chi tiết của dòng này phản ánh bốn năm nghiên cứu về nhu cầu chơi của bé gái, với hàng nghìn bé gái và mẹ của các em ở nhiều nước tham gia.
Kết quả là một hình nhân mới cao hơn hình nhân cũ khoảng năm mi-li-mét, cùng ba màu gạch mới. Nhưng hình nhân mới vẫn cùng tỷ lệ, cùng kiểu bàn tay kẹp để cầm phụ kiện, và lắp được với mọi bộ gạch LEGO đã có.
Nhìn theo bài này: đây là dự án phức tạp, vì là sản phẩm cho một nhóm người dùng mà hãng chưa phục vụ tốt. Hãng bỏ nhiều công vào chỗ hãng chưa biết, là cách nhóm người dùng ấy muốn chơi. Còn ở chỗ hãng đã biết chắc, là hệ thống gạch lắp được với nhau, hãng gần như giữ nguyên.
Của MES LAB
Lớp Các bước phát triển một sản phẩm mới, mã SP-03, bài 4 — xếp dự án thành ba loại bằng năm câu hỏi, nền cho mục 1 của bài này.
Bài 1 tới bài 4 của lớp này — bốn bước của mạch đã gom ở mục 3.
Bên ngoài
"Product Design and Development", Karl Ulrich và Steven Eppinger — có phần phân loại dự án phát triển sản phẩm, đọc để thấy mỗi loại dự án đòi một cách làm khác.
Thông cáo báo chí ngày 19 tháng 12 năm 2011 của tập đoàn LEGO về dòng LEGO Friends — nguồn của phần ví dụ.
Thấy bài này có ích cho ai, gửi cho người đó.