Bài 4 · Nhịp nghĩ ra ý: làm sao có nhiều ý thật sự khác nhau, rồi chọn thế nào

Đầu vào của nhịp là một tới ba câu hỏi đã chọn ở bài 3. Đầu ra là hai tới bốn ý đã chọn. Mỗi ý viết đủ để nhịp sau làm bản mẫu được: người dùng sẽ làm gì với nó, và nó giải phần nào của câu quan điểm. Mỗi ý kèm một dòng lý do: vì sao chọn ý này, và đã bỏ những ý nào.

Vì sao phải có nhiều ý rồi mới chọn, mà không lấy ngay ý đầu tiên nghe hợp lý? Vì ý đầu tiên thường là ý quen. Nó gần với sản phẩm đang có, gần với thứ đối thủ đang bán, hoặc gần với điều người trong phòng đã nghĩ từ trước buổi làm việc. Ý quen không hẳn là ý dở. Nhưng nếu chỉ có ý quen thì nhóm không bao giờ biết mình đã bỏ qua những gì. Người ta thường phải đi qua một loạt ý quen rồi mới tới những ý lạ hơn.

Bên trong nhịp này có một lượt mở rộng ra rồi chốt lại rất rõ, như đã nói ở lớp Tư duy thiết kế là gì, hiểu cho đúng trước khi dùng, mã DM-01, bài 3. Ba mục sau đi theo đúng thứ tự đó. Mục 2 và mục 3 là nửa mở rộng ra: làm sao có nhiều ý, và làm sao có ý khác nhau. Mục 4 là nửa chốt lại: gom và chọn.

Có một điểm cần giữ trong cả nhịp: hai nửa phải tách nhau về thời gian. Đang nghĩ ý mà đã chấm điểm thì người ta tự lọc ý trước khi nói. Đang chấm điểm mà vẫn thêm ý mới thì không bao giờ chốt được.

Điều này gỡ chỗ nào cho bạn: khi xem biên bản một buổi họp tìm ý, hãy đếm xem buổi đó ghi lại bao nhiêu ý, và có dòng nào nói lý do chọn không. Một biên bản chỉ ghi ý thắng mà không ghi các ý đã bỏ thì nhịp sau không biết nhóm đã cân nhắc những gì. Lần sau gặp khó, nhóm cũng không có chỗ để quay lại tìm.

Hoãn phán xét (deferring judgment) nghĩa là trong lúc nghĩ ý, không ai được chê, khen, hay cân nhắc ý nào làm được hay không. Luật này có từ cuốn Applied Imagination của Alex Osborn, xuất bản lần đầu năm 1953, nơi ông đặt ra cách nghĩ ý theo nhóm gọi là brainstorming. Luật của ông gồm bốn ý: càng nhiều ý càng tốt, ý càng lạ càng tốt, nối và gộp ý của người khác, và không phê phán.

Lý do của luật rất đơn giản. Khi biết ý của mình sắp bị chấm, người ta chỉ nói những ý chắc ăn. Những ý nửa vời, chưa nghĩ xong, thì giữ lại. Mà ý lạ thường bắt đầu ở dạng nửa vời.

Nhưng chỉ hoãn phán xét thì chưa đủ. Khi cả nhóm cùng nói, mỗi lúc chỉ một người nói được. Người khác phải chờ lượt, và trong lúc chờ thì quên ý, hoặc tự thấy ý mình không còn hợp nên thôi không nói. Phần ví dụ minh hoạ cuối bài nói kỹ một nghiên cứu đo đúng chỗ này.

Công cụ gỡ chỗ đó là viết ý riêng rồi chuyền tay (brainwriting). Mỗi người viết ý của mình ra giấy trước, không nói. Kiểu phổ biến gọi là 6-3-5: sáu người, mỗi người viết ba ý trong năm phút, rồi chuyền tờ giấy sang người bên cạnh. Người nhận đọc ba ý trên tờ, viết thêm ba ý nối từ đó. Sáu vòng như vậy cho ra tối đa một trăm lẻ tám ý. Cách này giữ được cái lợi của nhóm là nối ý của nhau, mà bỏ được cái hại là phải chờ lượt.

Lấy một bối cảnh chung ở Việt Nam, không lấy từ công ty nào. Ở nhiều công ty sản xuất, buổi họp tìm ý mở đầu bằng việc người có chức cao nhất nói hướng mình đang nghĩ. Từ đó, cả phòng nghĩ quanh hướng ấy: người thì thêm chi tiết, người thì chữa chỗ yếu. Không ai cố ý làm vậy, chỉ là ý nói ra đầu tiên kéo mọi ý sau về gần nó. Cách gỡ là cho mọi người viết ý riêng trước, rồi mới nói. Người có chức nói sau cùng.

Có nhiều ý chưa chắc đã có ý khác nhau. Một nhóm có thể ra năm mươi ý mà cả năm mươi đều là biến thể của một hướng. Hai công cụ dưới đây ép ý đi sang hướng khác.

Bảy câu hỏi cho một sản phẩm có sẵn (SCAMPER). Công cụ này hợp khi bạn đang cải tiến một sản phẩm đã có. Lấy sản phẩm đó, rồi hỏi lần lượt bảy câu. Có thể thay một phần, một vật liệu, hay một bước bằng thứ khác không. Có thể gộp nó với một sản phẩm hay một việc khác không. Có thể mượn cách làm từ một ngành khác không. Có thể phóng to, thu nhỏ, hay đổi hình dạng không. Có thể dùng nó vào một việc khác không. Có thể bỏ bớt một phần không. Có thể đảo thứ tự hay sắp xếp lại không. Mỗi câu hỏi là một lối rẽ, và nhóm phải đi hết bảy lối chứ không dừng ở lối đầu tiên ra ý. Câu hỏi bỏ bớt hay bị quên nhất. Máy nghe băng cầm tay đầu tiên của Sony năm 1979 được làm từ một máy ghi âm nhỏ của phóng viên, thu gọn lại thành một máy chỉ để nghe.

Tám ý trong tám phút (Crazy 8s). Mỗi người gấp một tờ giấy thành tám ô, rồi có tám phút để vẽ tám ý, mỗi ô một phút. Một phút thì không kịp vẽ đẹp, và cũng không kịp tự chê. Hai ba ô đầu thường là ý quen. Những ô sau buộc người vẽ phải đi sang hướng khác, vì ý quen đã dùng hết.

Hai công cụ này làm hai việc khác nhau. Bảy câu hỏi bắt được những hướng có hệ thống mà nhóm chưa xét, nhưng nó bám vào sản phẩm có sẵn nên khó ra một thứ mới hẳn. Tám ý trong tám phút ép ra số lượng nhanh và để từng người làm riêng, nhưng ý ra còn rất thô, cần gom lại kỹ ở bước sau.

Đây là nửa chốt lại của nhịp. Có ba việc, làm theo thứ tự.

Việc thứ nhất là gom ý thành nhóm theo hướng giải. Hai ý thuộc cùng một hướng nếu chúng giải vấn đề theo cùng một cách, chỉ khác chi tiết. Sau khi gom, đếm số hướng chứ đừng đếm số ý. Năm mươi ý mà chỉ có hai hướng là ít hơn mười lăm ý có sáu hướng.

Việc thứ hai là viết tiêu chí trước, rồi mới chấm. Tiêu chí đầu tiên lấy từ câu quan điểm của bài 3: ý này có giải được điều phát hiện trong phần «vì» không. Tiêu chí tiếp theo là mục tiêu của công ty mà bài 3 đã cố ý để riêng: giá thành, khả năng làm ra ở xưởng hiện có, thời gian. Tiêu chí cuối là làm được một bản mẫu rẻ để thử ý này không. Viết tiêu chí lên bảng trước khi xem ý, để không ai chọn ý mình thích rồi mới tìm tiêu chí cho khớp.

Việc thứ ba là kiểm xem nhóm có chốt quá sớm không. Giáo trình của chúng tôi gợi một phép thử đơn giản: ý được chọn có thật sự khác ý mà nhóm đã có trong đầu trước buổi làm việc không? Một cách làm là trước buổi, mỗi người viết ra ý mình đang nghĩ, gấp lại, để riêng. Cuối buổi mở ra so. Nếu ý được chọn gần như trùng với tờ giấy viết từ trước, nhóm đã chốt trước khi mở rộng đủ.

Dấu hiệu đã đủ để chuyển sang làm bản mẫu: có hai tới bốn ý thuộc ít nhất hai hướng khác nhau, mỗi ý có lý do chọn theo tiêu chí đã viết, và mỗi ý có một câu hỏi mà bản mẫu sẽ phải trả lời.

Dấu hiệu phải quay về nhịp đặt lại vấn đề: ý nào nghĩ ra cũng nhạt và giống nhau, hoặc nhóm không chấm được tiêu chí đầu tiên vì không ai chắc mình đang giải vấn đề gì. Khi đó lỗi thường nằm ở câu hỏi, không nằm ở người nghĩ ý.