Bài 2 · Ba chặng sau biến phương án đã chọn thành hàng bán được ra sao

Câu hỏi của chặng này có hai vế, và vế sau hay bị quên. Mẫu phải chạy được. Và nhà máy phải làm ra được nó, với vật liệu, máy móc và giá vốn trong tầm.

Việc thứ nhất là thiết kế tổng thể. Sản phẩm được chia thành các khối, mỗi khối có chỗ ghép với khối khác được mô tả rõ. Với mỗi khối, đội quyết tự làm hay mua ngoài.

Việc thứ hai là thiết kế chi tiết. Đây là lúc ra bản vẽ có dung sai, chọn vật liệu, chọn nhà cung cấp cho chi tiết mua ngoài, và tính lại giá vốn dự tính.

Việc thứ ba là làm mẫu qua nhiều cấp. Mẫu không phải một thứ, mà là một chuỗi. Mẫu thô làm nhanh bằng vật liệu rẻ, để thử một ý. Mẫu chức năng để thử sản phẩm có chạy đúng nguyên lý không. Mẫu gần sản xuất làm bằng vật liệu và cách làm gần với lúc làm loạt, để thử xem xưởng làm ra có giống bản vẽ không. Mỗi cấp trả lời một câu khác nhau, nên bỏ qua một cấp là bỏ qua một câu hỏi.

Việc thứ tư là xem xét khả năng sản xuất cùng người của xưởng, trước khi bản vẽ được khoá. Cách thiết kế cho xưởng làm được và lắp được sẽ được dạy ở lớp Thiết kế để làm ra được và lắp được, mã KT-04, khi lớp ấy mở.

Trong chặng này có một mốc gọi là chốt thiết kế (design freeze). Đó là lúc bản vẽ được khoá lại trước khi đặt làm khuôn. Từ mốc này, mọi thay đổi đều tốn tiền thật, nên phải đi qua một đề nghị thay đổi viết ra giấy và có người duyệt. Bài 5 sẽ nói kỹ lúc nào thì nên mở lại thứ đã chốt.

Đầu ra là bộ hồ sơ kỹ thuật đủ để người khác làm ra được vật thật, mẫu gần sản xuất, giá vốn dự tính đã tính lại, và danh sách rủi ro còn mở. Người chịu trách nhiệm cuối thường là người phụ trách kỹ thuật của dự án, người ở gần bằng chứng nhất.

Nhiều đội gọi chung mọi việc ở chặng này là thử. Thật ra có ba loại thử, trả lời ba câu khác nhau, và loại này không thay được loại kia.

Loại thứ nhất là thử theo bản yêu cầu, trong tài liệu quốc tế gọi là kiểm tra xác nhận (verification). Nó trả lời câu sản phẩm có đạt đúng những con số đã viết không. Ví dụ chịu được bao nhiêu lần đóng mở, chạy được bao lâu, nặng bao nhiêu. Người ta hay tóm loại thử này là làm đúng sản phẩm như đã viết.

Loại thứ hai là thử với người dùng thật, gọi là xác nhận giá trị sử dụng (validation). Nó trả lời câu sản phẩm có giải đúng việc của người dùng không, khi họ dùng ở chỗ của họ, theo cách của họ. Cách hay gặp là đưa sản phẩm cho người dùng dùng thử tại nhà trong một thời gian. Loại thử này được tóm là làm đúng sản phẩm cần làm. Một sản phẩm có thể qua hết loại thứ nhất mà trượt loại thứ hai, vì bản yêu cầu đã bỏ sót một nhu cầu.

Loại thứ ba là thử hợp quy và xin chứng nhận theo các quy chuẩn bắt buộc của thị trường sẽ bán. Sách giáo trình của chúng tôi nhấn một điều: việc này không nên để tới cuối. Nó phải được tính từ lúc chọn phương án, vì có quy chuẩn buộc đổi cả thiết kế.

Cạnh ba loại thử là một việc nữa: chạy thử sản xuất (trial run). Đó là làm một lô nhỏ trên dây chuyền thật, với người thợ thật, để biết tỉ lệ hỏng và chỗ dễ sai trước khi làm loạt.

Đầu ra là kết quả thử đặt cạnh từng dòng của bản yêu cầu, kết quả dùng thử với người dùng, các chứng nhận cần có, kết quả lô thử, và một quyết định sẵn sàng ra thị trường có tên người quyết.

Chặng cuối có hai nửa. Nửa đầu là đưa hàng ra. Nửa sau là đóng dự án cho đúng cách, và nửa này hay bị bỏ nhất.

Việc thứ nhất là kế hoạch đưa ra thị trường: bán qua kênh nào, giá nào, ai cần được hướng dẫn trước, hàng lỗi được xử lý thế nào. Sản lượng thường được tăng dần chứ không làm đủ ngay từ đầu, để còn chỗ sửa nếu lô đầu lộ ra vấn đề.

Việc thứ hai là theo dõi số liệu sau khi bán, đối chiếu với tiêu chí thành công đã viết ra ở chặng tìm và chọn phương án. Không có tiêu chí viết từ trước thì không có gì để đối chiếu, và mọi kết quả đều có thể được gọi là thành công.

Việc thứ ba là buổi nhìn lại sau dự án (post-mortem). Sách giáo trình của chúng tôi đề nghị làm trong vòng hai tuần sau khi ra mắt, khi mọi người còn nhớ. Buổi này trả lời ba câu: điều gì xảy ra đúng như dự tính, điều gì lệch và vì sao, lần sau đổi gì trong cách làm. Câu thứ ba phải ra được việc cụ thể, có người nhận.

Việc thứ tư là đóng dự án chính thức: giao sản phẩm cho bộ phận vận hành hằng ngày, giải phóng người của dự án.

Đầu ra là kế hoạch đưa ra thị trường đã duyệt, số liệu sau bán đặt cạnh tiêu chí thành công, biên bản bài học có việc cụ thể, và quyết định đóng dự án. Người chịu trách nhiệm cuối của nửa đầu thường là người đứng đầu, vì đây là lần đặt cược lớn nhất của cả dự án.

Biên bản bài học chính là đầu vào cho chặng thăm dò của sản phẩm sau. Con đường vì thế đi vòng, không dừng ở chặng sáu.

Xét cả sáu chặng theo số tiền bỏ ra thì thấy tiền không được chi đều. Có ba điểm mà qua đó, phần lớn số tiền đã bỏ ra không lấy lại được nếu sau này phát hiện sai.

Điểm thứ nhất là lúc bắt đầu đầu tư nghiêm túc vào một phương án, tức là sau chặng thăm dò. Từ đây công ty bắt đầu trả lương cho người, thời gian và cơ hội làm việc khác.

Điểm thứ hai là lúc đặt làm khuôn và mua vật liệu với số lượng lớn, tức là sau mốc chốt thiết kế. Khuôn làm theo một bản vẽ. Bản vẽ đổi thì khuôn phải sửa, có khi phải làm lại.

Điểm thứ ba là lúc đưa ra thị trường. Từ đây có hàng tồn, có tiền quảng bá, và có một thứ không mua lại được: ấn tượng của khách về tên công ty.

Sách của chúng tôi nêu một nguyên tắc tối thiểu: dù dự án nhỏ tới đâu, phải có một chỗ dừng để quyết ngay trước mỗi điểm này, với một người đủ quyền nói dừng. Nguyên tắc này rút từ những dự án chạy một mạch từ ý tưởng tới sản xuất, trong đó lỗi ở chặng đầu cứ thế trôi xuống. Sách cũng nêu một quy tắc kinh nghiệm: sửa một lỗi ở bản vẽ tốn một đồng, khi đã có khuôn tốn mười, khi hàng đã ra thị trường tốn một trăm. Con số đó là ước lệ, mỗi ngành một khác, nhưng chiều tăng của nó đúng ở mọi ngành.

Điều này giải thích vì sao sách đề nghị người đứng đầu công ty trực tiếp quyết ở cả ba điểm này, và ở điểm đặt làm khuôn thì có thêm người giữ tiền của công ty cùng được hỏi. Đó là những chỗ công ty đặt cược nhiều tiền nhất. Còn cách tổ chức một chỗ dừng để quyết, ai ngồi và hỏi gì, sẽ được dạy ở lớp Quy trình và cổng duyệt trong phát triển sản phẩm, mã TC-02, khi lớp ấy mở.