Bài 5 · Lúc nào nên quay lại chặng trước, và quay lại tới chặng nào

Không phải phát hiện nào cũng buộc phải quay lại. Một chi tiết lệch dung sai, một lỗi lắp ráp, thường được sửa ngay trong chặng đang làm. Quay lại chỉ cần thiết khi phát hiện đó làm sai một thứ mà chặng trước đã chốt. Có bốn tín hiệu hay gặp.

Tín hiệu thứ nhất là bằng chứng mới làm sai một giả định của chặng trước. Mỗi đầu ra của một chặng đứng trên vài giả định, ví dụ người dùng chủ yếu là phụ nữ trên bốn mươi tuổi, hay sản phẩm được dùng trong nhà. Khi bằng chứng mới cho thấy giả định đó sai, đầu ra dựng trên nó cũng không còn đứng vững.

Tín hiệu thứ hai là mẫu không đạt, và lỗi nằm ở bản yêu cầu chứ không nằm ở thiết kế. Cần tách hai trường hợp, đúng theo hai loại thử ở bài 2. Mẫu trượt phép thử theo bản yêu cầu thì lỗi thường ở thiết kế, sửa được trong chặng. Mẫu đạt mọi phép thử theo bản yêu cầu mà người dùng vẫn vướng thì lỗi nằm ở chính bản yêu cầu, và đó là việc của một chặng phía trước.

Tín hiệu thứ ba là một ràng buộc bên ngoài đổi. Nhà cung cấp ngừng một loại vật liệu. Một quy định mới cấm một chất. Một đối thủ ra sản phẩm làm điểm khác biệt của mình không còn khác. Đội không gây ra những thay đổi này, nhưng vẫn phải trả lời chúng. Ở các xưởng may gia công xuất khẩu tại Việt Nam, tín hiệu này hay đến từ phía bên đặt hàng. Đây là bối cảnh chung, không lấy từ xưởng nào: chủ nhãn bổ sung một chất vào danh sách hoá chất hạn chế của họ, và một loại vải hay một lớp hoàn tất đã chọn ở chặng trước không còn dùng được.

Tín hiệu thứ tư là dự án lộ ra nặng hơn loại đã xếp. Bài 4 đã dạy xếp loại bằng năm câu hỏi. Khi một câu trả lời đổi, ví dụ hoá ra cần khuôn mới, thì dự án phải được xếp lại và đi theo quy trình của loại mới. Sách giáo trình của chúng tôi nêu một luật nên giữ: được nâng loại, và nên nâng ngay. Còn hạ loại xuống nhẹ hơn thì phải rất thận trọng, và cần người đứng đầu duyệt.

Ba tín hiệu đầu đến từ bằng chứng. Tín hiệu thứ tư đến từ chính độ lớn của dự án. Điểm chung của cả bốn: chúng làm cho một thứ đã chốt ở phía sau không còn đúng.

Khi phải quay lại, phản xạ thường gặp là lùi một bước, về chặng ngay trước chặng đang đứng. Đó thường là chỗ sai.

Nguyên tắc là: quay về đúng chặng đã sinh ra giả định bị sai. Nếu người dùng không dùng sản phẩm theo cách đội tưởng, giả định đó sinh ra ở chặng tìm hiểu người dùng tại chỗ, dù phát hiện lộ ra ở chặng kiểm chứng. Lùi về chặng làm ra mẫu chạy được rồi sửa mẫu chỉ là vá triệu chứng. Giả định sai vẫn nằm nguyên trong bản yêu cầu, và nó sẽ sinh ra lỗi khác ở mẫu sau.

Để làm được việc này, đội cần biết giả định nào sinh ra ở chặng nào. Cách đơn giản nhất là ghi vài giả định chính ngay lúc qua mỗi cổng, cạnh đầu ra của chặng. Khi một phát hiện mới đến, đội dò ngược danh sách đó và tìm ra chặng gốc.

Quay về một chặng không có nghĩa là làm lại cả chặng đó và mọi chặng ở giữa. Đội chỉ làm lại phần dựng trên giả định bị sai. Sau đó soát các đầu ra ở những chặng sau, xem cái nào phụ thuộc vào phần vừa đổi. Cái nào phụ thuộc thì phải cập nhật. Cái nào không phụ thuộc thì giữ nguyên.

Vì sao phải chịu khó dò về đúng gốc? Bài 2 đã nói chi phí sửa tăng rất nhanh qua từng chặng. Quay về đúng gốc ngay lần đầu thì chỉ phải trả một lần. Vá ở chặng gần nhất thì thường phải trả nhiều lần, mỗi lần một ít, mà vẫn không hết lỗi.

Có một trường hợp đặc biệt. Đôi khi phát hiện mới làm sai giả định của chặng thăm dò: việc này không còn đáng làm nữa, hoặc không còn nên làm lúc này. Khi đó quay về chặng thăm dò có thể dẫn tới quyết định treo hoặc dừng dự án. Đó là một kết quả đúng, không phải thất bại. Tiếp tục đổ tiền vào một việc đã hết đáng làm mới là thất bại.

Sách của chúng tôi cho mỗi cổng bốn lối ra: đi tiếp, làm lại, treo, hoặc dừng. Sách nhấn một câu: lối làm lại là một vòng lặp có chủ đích, không phải thất bại. Một hạng mục chưa đạt ở cổng thì quay lại thu thêm bằng chứng, rồi mới xét lại.

Quay lại có chủ đích có bốn dấu hiệu. Có một quyết định quay lại. Có đúng một người quyết. Có lý do ghi ra. Và có phạm vi: làm lại phần nào, trong bao lâu.

Chữa tại chỗ thì thiếu cả bốn. Người thấy lỗi sửa ngay ở chặng mình đang đứng, không báo ai, không ghi lại. Cách này nhanh trong ngày hôm đó. Nhưng nó làm hồ sơ của các chặng trước không còn khớp với sản phẩm thật, và giả định sai ở gốc vẫn còn đó.

Sau mốc chốt thiết kế, quay lại có chủ đích mang một hình thức cụ thể: đề nghị thay đổi (change request) viết ra giấy. Sách giáo trình của chúng tôi chia đề nghị thay đổi theo ba mức. Mức nhẹ không đụng lịch các cổng và không đụng các thông số cốt lõi, người quản lý dự án tự quyết. Mức vừa đổi một vài thông số, chậm lịch chút ít, cần người phụ trách kỹ thuật và người phụ trách ngành hàng cùng duyệt. Mức nặng đổi định nghĩa cốt lõi của sản phẩm hoặc nhóm khách nhắm tới, cần người đứng đầu quyết, và có thể dẫn tới treo hoặc dừng dự án. Sách cũng nói thẳng: cần thay đổi là chuyện bình thường, là dấu hiệu dự án đang học từ thực tế. Điều nguy hiểm là thay đổi mà không đi qua giấy tờ nào.

Có một mặt ngược cũng là bệnh: một quyết định đã chốt bị mở lại liên tục. Mỗi buổi họp lại có người muốn bàn lại màu, lại kích thước, lại nhóm khách. Dự án không lùi hẳn về chặng nào, nhưng cũng không tiến được. Cách chữa là đặt một điều kiện để được mở lại: chỉ mở lại khi có bằng chứng mới thuộc một trong bốn tín hiệu ở mục 1. Một ý kiến mới, dù của người có tiếng nói lớn, chưa phải bằng chứng mới.

Lớp này đi qua năm bài. Bài 1 và bài 2 mở từng chặng ra thành năm phần: câu hỏi, các việc, kỹ thuật, đầu ra, người chịu trách nhiệm cuối. Bài 3 đặt sáu mô hình phát triển cạnh nhau theo giả định gốc. Bài 4 chọn mô hình theo chi phí sửa về sau và mức biết chắc, rồi chọn độ dày bằng năm câu hỏi. Bài 5 nói lúc nào phải quay lại, và quay về đâu.

Nếu chỉ giữ lại một ý từ cả lớp, chúng tôi đề nghị ý này: một chặng chỉ xong khi trả lời được câu hỏi của nó bằng căn cứ, và khi căn cứ đó đổi thì chặng ấy phải được mở lại một cách có chủ đích.

Lớp này có giới hạn. Nó nói cổng nằm ở đâu và vì sao, nhưng không dạy cách tổ chức một cổng. Nó nhắc bản yêu cầu nhiều lần, nhưng không dạy cách lập bảng đối chiếu nhu cầu với thông số. Nó nói về những khoản tiền không lấy lại được, nhưng không dạy cách tính tiền của từng quyết định. Và nó đặt tư duy thiết kế cạnh các mô hình khác, nhưng không dạy cách đưa tư duy thiết kế vào bên trong quy trình.

Bốn lớp sau sẽ lấp đúng bốn chỗ đó khi mở. Lớp Quy trình và cổng duyệt trong phát triển sản phẩm, mã TC-02, sẽ dạy cách tổ chức cổng. Lớp Chuyển nhu cầu người dùng thành thông số kỹ thuật, mã KT-02, sẽ dạy cách lập bảng đối chiếu. Lớp Tính kinh tế của một sản phẩm, cho người làm kỹ thuật, mã SP-04, sẽ dạy phần tiền. Lớp Gắn tư duy thiết kế vào quy trình phát triển sản phẩm, mã AD-01, sẽ dạy cách đưa tư duy thiết kế vào đúng chặng.